Įrašų koordinatorius yra asmuo, kuris tvarko ir tvarko popierines, elektronines bylas arba abu. Šie asmenys paprastai dirba valstybinėse institucijose, universitetuose arba medicinos įstaigose. Kad šį darbą atliktų efektyviai, įrašų koordinatorius turi būti itin organizuotas ir išlaikyti konfidencialumą. Kai kurios įprastos darbo pareigos, susijusios su šia pozicija, apima formų pildymą, priėjimą prie formų asmenims, pavaldinių priežiūrą, ataskaitoms reikalingų duomenų gavimą ir ataskaitų kūrimą.
Reguliarus formų pildymas yra viena iš pagrindinių įrašų koordinatoriaus pareigų. Kiekvieną kartą, kai formą reikia archyvuoti, jis turi ją klasifikuoti ir įdėti į atitinkamą vietą. Šiai pareigai atlikti reikia, kad būtų organizuotas įrašų koordinatorius ir jis gerai išmanytų savo saugomus įrašus. Be to, jis turės nuosekliai tvarkyti įrašus, kad įsitikintų, jog visos formos yra tinkamoje vietoje. Kai kuriais atvejais jam taip pat gali tekti retkarčiais sunaikinti tam tikrus įrašus, pvz., teisinius dokumentus, praėjus tam tikram laikui.
Prieiga prie įrašų asmenims taip pat yra didelė šio darbo dalis. Pavyzdžiui, jei jis dirba universitete, jam gali reikėti surasti studentų įrašus, kad rinktų informaciją. Jei jis dirba vyriausybinėje įstaigoje, jam gali tekti susipažinti su teisiniais dokumentais. Šis darbo aspektas reikalauja visiško konfidencialumo, todėl labai svarbu, kad įrašų koordinatorius nesidalintų informacija su jokiais neįgaliotais asmenimis.
Taip pat įprasta pavaldinių priežiūra. Mažesniuose skyriuose jis gali prižiūrėti tik keletą darbuotojų. Didesniuose jis gali turėti gana didelį personalą, kuris padeda vesti tikslius ir organizuotus įrašus. Šis darbo elementas reikalauja asmens, turinčio tvirtus vadovavimo įgūdžius ir gebančio prižiūrėti skyrių.
Kita įrašų koordinatoriaus darbo dalis apima ataskaitoms reikalingų duomenų gavimą. Pavyzdžiui, jei jis dirba vyriausybinėje institucijoje, jam gali tekti rasti informacijos, kad galėtų parengti biudžeto ataskaitą. Ši praktika apima atitinkamų dokumentų vietą ir reikiamų duomenų ištraukimą. Kartais duomenų kaupimas gali būti varginantis ir atimantis daug laiko, jei yra daug dokumentų.
Be to, įrašų koordinatorius taip pat turi sudaryti ataskaitas, suradęs reikiamus duomenis. Daugeliu atvejų jis turi įvesti duomenis į kompiuterį. Vėliau jis išspausdins diagramas arba grafikus, paaiškinančius duomenų tendencijas. Gavęs diagramas ar grafikus, jis paprastai pasidalins informacija su atitinkamais asmenimis akis į akį arba susirašinėdamas internetu.