Įrašų tarnautojas yra atsakingas už tikslų informacijos apie įmonės įrašus ir sąskaitas tvarkymą, pateikimą ir gavimą. Jis užtikrina, kad įrašai būtų atnaujinami ir visi būtini pakeitimai ar papildymai būtų atlikti laiku. Daugelis šiuolaikinių biurų tvarko tik elektroninius įrašus, todėl įrašų tarnautojas turi mokėti dirbti su teksto apdorojimo programine įranga, skaičiuoklių programomis ir duomenų įvedimo metodais. Dauguma įrašų tarnautojų darbo vietų yra medicinos įstaigose ir ligoninėse, vyriausybinėse agentūrose ir visų tipų įmonėse.
Tikslus organizacijos įrašų tvarkymas yra labai svarbus organizacijos sėkmei. Įrašų darbuotojas sujungia duomenis, fizinius dokumentus ir kvitus į nuoseklią rinkmenų sistemą. Jo gali tekti perrašyti dokumentus į elektronines formas ir sukurti atitinkamas saugojimo bylas, kad informaciją būtų galima greitai pasiekti ir prireikus ją pakeisti. Dažnai įrašų tarnautojai prisiima keletą kitų administracinių pareigų, pavyzdžiui, atsako į telefonų skambučius, padeda pacientams ar klientams ir platina paštą.
Įrašų tarnautojai dirba įvairiose darbo vietose, įskaitant ligonines, valstijos ir apskrities biurus bei dideles įmones. Medicininių įrašų tarnautojai yra būtini norint sekti paciento duomenis, įskaitant medicinines diagramas ir atsiskaitymo informaciją. Sukaupę patirties, jie tampa medicininių sąskaitų ir kodavimo specialistais, kurie glaudžiai bendradarbiauja su gydytojais koduodami diagnozes ir renkančius mokėjimus iš draudimo bendrovių.
Profesionalai vyriausybės įstaigose seka viešuosius įrašus ir teismo dokumentus. Valstybės ir apskričių įrašų tarnautojai, be kitų svarbių teisinių dokumentų, gali būti atsakingi už gimimo liudijimų, mirties liudijimų, santuokos liudijimų ir pranešimų apie skyrybas pateikimą ir gavimą. Tie, kurie dirba privačiose korporacijose, dažnai tvarko klientų sąskaitas, seka sąskaitas ir kvitus, atnaujina darbuotojų bylas.
Norėdami tapti įrašų tarnautoju bet kurioje darbo aplinkoje, asmuo paprastai turi gauti bent vidurinės mokyklos diplomą arba GED. Daugelis darbdavių, ypač vyriausybinėse įstaigose, mieliau samdo tarnautojus, turinčius verslo valdymo ar apskaitos patirties kolegijoje. Nauji tarnautojai paprastai gauna neoficialų mokymą darbo vietoje iš nusistovėjusių tarnautojų ar kitų biuro darbuotojų, kurie supranta darbo reikalavimus. Žmonės dažnai pasirenka dirbti apskaitos tarnautojais, norėdami įgyti biuro patirties ir pasiruošti aukštesnėms pareigoms organizacijoje.
Kai kurie biurai tvarko fizinius įrašus popierinių dokumentų ir kvitų pavidalu, nors daugelis organizacijų supranta įrašų saugojimo kompiuteriu naudą. Kvalifikuoti apskaitos tvarkytojai reikalauja atidžiai perkelti informaciją į naujas elektronines sistemas. Nauji darbuotojai turi pademonstruoti stiprias kompiuterines žinias ir gebėjimą skirti daug dėmesio detalėms.