Už logistikos organizavimą keliaujant šou, suvažiavime ar kitame renginyje paprastai atsako kelionių koordinatorius. Šis asmuo paprastai planuoja kelionės trasą, nakvynę ir kitus susitarimus. Be planavimo, kelionės koordinatorius paprastai atlieka daugumą pareigų prieš pradedant gamybą ir įvertina sėkmę po to. Nors konkretus laipsnis paprastai nereikalingas, gali būti naudingas toks laipsnis, kaip antai verslas, reklama, kelionės ir turizmas.
Kelionės koordinatorius paprastai pradeda renginį planuoti gerokai anksčiau, nei jis kada nors įvyksta. Tai paprastai apima išlaidų, galimų pajamų ir palūkanų įvertinimą. Nesusidomėjimas tam tikra tema gali reikšti mažesnes pajamas nei gamybos sąnaudos, todėl bet kokie tolesni planai gali būti atšaukti. Funkcijos poreikio ir noro nustatymas paprastai yra pirmasis žingsnis sprendžiant, ar planai turėtų tobulėti.
Jei funkcija gali būti sėkminga, kelionės koordinatorius paprastai pradeda užduotį užtikrinti, kad visa logistika atsidurtų savo vietoje. Norint pradėti planuoti, svarbu žinoti, kiek pajamų. Už šios informacijos paiešką paprastai atsako už planavimą atsakingas asmuo. Lėšų rinkimas arba rėmimas gali būti alternatyvos norint išsiaiškinti, ar reikia išteklių, kad būtų galima padėti įgyvendinti projektą.
Kai tai bus baigta, kelionės koordinatorius nustato tokius dalykus kaip kelionės vietos, kiek laiko ji truks ir personalo kelionės bei apgyvendinimo tvarka. Tam gali reikėti žongliruoti keliais tvarkaraščiais vienu metu, užtikrinant, kad visi būtų tinkamoje vietoje tinkamu laiku; stiprūs daugiafunkciniai gebėjimai ir organizaciniai gebėjimai greičiausiai padės kam nors, užimančiam šią poziciją. Tokiam darbui dažnai reikalingas lankstus grafikas, suteikiantis pakankamai laiko kelionėms. Asmuo paprastai keliauja kartu su renginiu, kad įsitikintų, jog būtų pasirūpinta kiekviena smulkmena ir išspręstų visas iškilusias problemas. Gali būti, kad dirbdamas vieną funkciją jis ar ji planuoja ir kitas.
Viešinimo pastangos taip pat gali būti atsakingos už šias pareigas dirbančio asmens, kuris paprastai apima vietinę reklaminę veiklą ir radijo bei spaudos reklamą. Daugelis žmonių mano, kad viešųjų ryšių pastangose taip pat naudinga naudotis internetu. Pasibaigus spektakliui, kelionės koordinatorius paprastai įvertina, kas pavyko gerai ir ką būtų galima patobulinti, kad nustatytų sėkmingas kito renginio strategijas ir tobulinimo sritis. Šios informacijos naudojimas planuojant būsimas funkcijas paprastai yra svarbus darbo aspektas.