Klientų aptarnavimo padėjėjas atlieka svarbų vaidmenį, kad klientai būtų patenkinti ir būtų informuoti apie verslo siūlomus produktus ar paslaugas. Kadangi ši pozicija apima nuolatinį bendravimą su klientais, paprastai reikia žmogaus, turinčio reikšmingų tarpasmeninių ir bendravimo įgūdžių. Nors klientų aptarnavimo padėjėjas gali dirbti daugelyje pramonės šakų, pagrindinės darbo pareigos išlieka tos pačios. Tai apima atsakymą į klientų klausimus, skundų nagrinėjimą, rinkodaros medžiagos siuntimą, klientų įrašų tvarkymą ir pagalbą pavaldiniams.
Galbūt svarbiausia klientų aptarnavimo asistento dalis yra atsakymas į klientų klausimus. Nesvarbu, ar kalbatės su potencialiu klientu, ar su ilgalaikiu klientu aptariate naujas reklamas, šis asmuo turi pateikti tikslią informaciją visais klausimais. Daugeliu atvejų tai atliekama telefonu arba el. paštu. Ši praktika padeda užmegzti ryšį su klientais ir laikui bėgant turėtų padėti sukurti tvirtą klientų bazę. Vadinasi, šį darbą dirbantis asmuo turi giliai išmanyti savo įmonės produktus ar paslaugas.
Kita šio darbo dalis – skundų nagrinėjimas. Nesvarbu, kaip gerai valdomas verslas ar kokybiški produktai ar paslaugos, klientų skundai yra neišvengiami. Kai gaunamas skundas, klientų aptarnavimo padėjėjas turi veiksmingai išspręsti situaciją. Tai gali apimti pinigų grąžinimą klientui, užsakymo pakeitimą arba naujo užsakymo išsiuntimą. Norint gerai atlikti šį darbo aspektą, reikia draugiško nusiteikimo ir lengvo sprendimų priėmimo.
Rinkodaros medžiagos siuntimas taip pat yra gana įprasta pareiga. Pavyzdžiui, šį darbą dirbantis asmuo gali išsiųsti katalogus klientams, kurie domisi jos įmonės produktais ar paslaugomis. Ji taip pat gali išsiųsti reklaminius skrajutes paštu esamiems klientams su naujais pasiūlymais. Tai padeda pritraukti klientų ir gali paskatinti tolesnį esamų klientų pardavimą.
Klientų įrašų tvarkymas yra dar viena svarbi klientų aptarnavimo asistento dalis. Daugeliu atvejų tai apima informacijos, tokios kaip klientų vardai, adresai, telefonų numeriai ir užsakymų istorija, įvedimą į elektroninę duomenų bazę. Tai padeda efektyviai tvarkyti informaciją apie klientus, kad galėtumėte ją naudoti ateityje.
Kai kuriose darbo vietose klientų aptarnavimo padėjėjas taip pat turės padėti pavaldiniams ir apmokyti. Nors klientų aptarnavimo padėjėja paprastai neteikia tiesioginės priežiūros, ji dažnai padės pavaldiniams, kuriems sunku dirbti. Tai gali būti susiję su išplitusiomis klientų skundų situacijomis arba demonstravimu, kaip naudotis įmonės kompiuterine sistema. Vadinasi, tai padeda turėti tam tikrų tvirtų lyderystės įgūdžių šioje profesijoje.