Kaip rodo terminas, kokybės užtikrinimo (QA) tiekėjas yra asmuo, kuris užtikrina, kad tam tikras produktas atitiktų pramonės nustatytus standartus, prieš jį supakuojant, išsiunčiant, parduodant arba priimantiesiems. Jie fiziškai tikrina gaminius ir atlieka specifinius pramonės bandymus, kad išsiaiškintų, ar jie atitinka priimtus kokybės standartus. Šios kokybės gairės yra nustatytos kiekvienam gaminiui ir pramonės šakai, todėl jei jos nesilaikoma, prekė bus išsiųsta atgal gamintojui arba net atšaukta, jei bus nustatyta, kad ji kelia pavojų visuomenei.
Paprastai gaminys tikrinamas, ar jis atitinka arba viršija minimalius kokybės standartus. Todėl nereikėtų manyti, kad vien dėl to, kad produktas praeina kokybės užtikrinimo patikrinimus, jis yra aukštos kokybės produktas. Kasdieniniame pokalbyje vartojamo žodžio kokybė skiriasi nuo jo vartojimo gamybos pramonėje. Kokybė kasdieniame gyvenime reiškia meistriškumą arba pranašumą, o gamyboje – priimtina pagal minimalius standartus, kuriuos iškėlė ir priėmė kokybės užtikrinimo tiekėjas.
Produktai gali būti tikrinami ir išbandomi dar prieš juos visiškai užbaigiant ar pagaminant. Jie tai daro stebint procesus, susijusius su gamybos ar gamybos eiga, ir tikrinant žaliavų bei mažesnių komponentų, kurie patenka į galutinį produktą, kokybę. Tai ypač būtina masinės gamybos situacijose, nes gali būti neįmanoma patikrinti kiekvieno surinkimo linijos elemento. Lengviau ir efektyviau yra atlikti tiesioginį patikrinimą vietoje, o tai padės užtikrinti atitiktį reikalaujamiems kokybės standartams.
Kokybės užtikrinimo tiekėjas mokosi sistemingai stebėti ir vertinti įvairius gamybos procesus ir daugelį jos aspektų. Ši sritis vadinama kokybės užtikrinimu. Tai būtina visų gamybos pramonės šakų dalis. Tačiau kokybės užtikrinimo tiekėjas gali stebėti ne produktų, o paslaugų kokybę. Įprasta, kad įmonės, užsiimančios konsultacijomis, bankininkyste, mažmenine prekyba ir kompiuterių programinės įrangos kūrimu, periodiškai atlieka kokybės užtikrinimo stebėseną. Tai daroma stebint procesus, vedant interviu ir stebint elgesio modelius, kurie prisideda prie norimos kokybės pasiekimų arba juos mažina. Netgi paslaugos, kurios paprastai nepatenka į verslo sritį, gali būti stebimos siekiant užtikrinti kokybę. Puikus pavyzdys yra švietimo paslaugos viešajame sektoriuje.
Būtinai kokybės užtikrinimo tiekėjo mokymas ir kvalifikacija labai skirsis, priklausomai nuo produkto ar paslaugos, kurią jie stebės, tikrins ar išbandys. Asmens, kuris dirbs su produktais gamybos pramonėje, kokybės užtikrinimo tiekėjo pareigybės aprašymas iš esmės skirsis nuo kito, kuris stebės ir stebės tokias paslaugas kaip projektavimo darbai ar vertimo paslaugos. Paprastai aukštesnio lygio išsilavinimas ir mokymas bus reikalingas kokybės užtikrinimo tiekėjui, dalyvaujančiam vertinant paslaugas.