Nors tikslios kolegijos administratoriaus, dar žinomo kaip švietimo administratorius, pareigos įvairiose institucijose skiriasi, dauguma administratorių yra atsakingi už kasdienes universiteto miestelio funkcijas. Kolegijos administratoriai dažnai prižiūri biudžeto sudarymo klausimus, kurie gali svyruoti nuo finansinės pagalbos iki kompensacijos darbuotojams. Paprastai jie dalyvauja priėmimo procese ir gali priimti konkrečius sprendimus dėl priėmimo. Kartais administratorius gali padėti vadovauti mokymo programai ir prižiūrėti universiteto miestelio įrašų sekimą.
Kalbant apie išsilavinimo reikalavimus, universitetų administratoriai arba kolegijų administratoriai paprastai turi turėti bent bakalauro laipsnį. Tačiau daugelis mokyklų reikalauja, kad jų administratoriai turėtų aukštąjį išsilavinimą susijusiose srityse, pavyzdžiui, finansų, konsultavimo, švietimo ar verslo srityse. Dažnai administratoriaus specialybė nulems jo darbo pareigas.
Pavyzdžiui, kolegijos administratoriai, turintys finansų ar verslo laipsnį, gali specializuotis finansiniuose reikaluose, pavyzdžiui, finansinėje pagalba. Finansinės pagalbos administratorius greičiausiai būtų atsakingas už tų lėšų, kurios yra išmokamos studentams paskolų, stipendijų ar dotacijų forma, stebėjimą. Jis taip pat gali būti atsakingas už tai, kad universiteto biudžetas būtų subalansuotas, teikti pasiūlymus, kaip pagerinti institucijos finansus.
Kitas bendras kolegijos administratoriaus vaidmuo yra studentų reikalų direktorius. Būdamas studentų reikalų direktoriumi, administratorius gali būti atsakingas už studentų apgyvendinimą, mokinių karjeros konsultavimą, mokinių savivaldą arba mokyklos remiamos mokinių veiklos koordinavimą.
Atsižvelgiant į kolegijos ar universiteto dydį, gali būti kolegijos administratorius, kuris daugiausia dėmesio skiria viešiesiems ryšiams. Kitas gali sutelkti dėmesį į absolventų įnašų priežiūrą, o kitas gali valdyti mokyklos plėtrą. Administratoriai paprastai dirba ištisus metus ir dažnai dirba ilgesnes valandas kiekvieno semestro pradžioje ir prieš fiskalinių metų pradžią.
Be pagrindinio išsilavinimo reikalavimų, sėkmingi kolegijų administratoriai dažnai turi turėti įvairių įgūdžių. Nors kai kurie kolegijos administratoriai gali sutelkti dėmesį į darbą užkulisiuose, dauguma administratorių kasdien bendrauja su studentais. Gebėjimas gerai dirbti su studentais ir dėstytojais dažnai yra pagrindinis reikalavimas. Be to, universitetų ir kolegijų ekosistema dažnai keičiasi augant institucijai ar priimant teisės aktus. Dėl to lankstumas yra dar viena pagrindinė savybė, kurią turėtų turėti sėkmingas administratorius.
Kolegijos administratorius taip pat gali būti pakviestas kreiptis į miestelį prezidento arba skyriaus pirmininko vardu. Dauguma kolegijų administratorių atsako mokyklos prezidentui ir klebonui. Daugelis kolegijų administratorių taip pat dalyvauja Patikėtinių taryboje – aukščiausiame mokyklos valdymo organe, kad pateiktų pasiūlymus, kaip patobulinti mokyklą.