Suvažiavimų planuotojas yra asmuo, kuris specializuojasi suvažiavimų planavime ir organizavime, pradedant gydytojų susitikimais ir baigiant komiksų suvažiavimais. Suvažiavimų planuotojai gali dirbti populiariose suvažiavimų vietose, siūlydami pagalbą žmonėms, užsisakiusiems šias svetaines suvažiavimams rengti. Jie taip pat gali dirbti privačiose įmonėse, o kai kurie suvažiavimų planuotojai specializuojasi tam tikro tipo suvažiavimuose, tapdami žmonėmis, kurie nori, kad suvažiavimai vyktų sklandžiai ir pritrauktų dalyvių.
Suvažiavimo organizavimas reikalauja daug pastangų. Be to, kad būtų užtikrinta vieta, kurioje vyks suvažiavimas, suvažiavimo planuotojas taip pat rūpinasi civilinės atsakomybės draudimu, darbo jėga suvažiavimui ir visais specialiais objektais bei parama, kurios reikia suvažiavimo dalyviams. Konferencijų planuotojai taip pat gali užsisakyti kambarių apartamentus vietiniuose viešbučiuose, koordinuoti transportą į pagrindinius oro uostus ir iš jų bei pasirūpinti apgyvendinimu konferencijos svečiams ir apdovanotiesiems. Planavimo paslaugos taip pat apima pasirūpinimą dėl maitinimo, leidimų gavimą, jei jų reikia suvažiavimui, saugumo organizavimą ir pasirūpinimą specialiomis paslaugomis, tokiomis kaip suvažiavimo dalyvių dienos priežiūra.
Suvažiavimo planuotojas ne tik tvarko fizines suvažiavimo veržles ir varžtus, bet ir tvarko suvažiavimui skirtą spausdintą medžiagą – nuo ženklų, nukreipiančių žmones aplink objektą, iki suvažiavimo programomis, išdalintomis suvažiavime dalyvaujantiems žmonėms. Suvažiavimo planuotojas organizuoja ir paskelbia tvarkaraštį, užregistruoja pranešėjus ir grupės svečius bei priima rezervacijas iš žmonių, kurie planuoja dalyvauti suvažiavime. Rezervavimo sistemos, įskaitant mokėjimų sekimo sistemas ir vardų žymų generavimo sistemas. Suvažiavimo planuotojas taip pat surenka gėrybių krepšius ir kitą medžiagą suvažiavime dalyvaujantiems žmonėms.
Suvažiavimo organizavimas taip pat paprastai apima rinkodarą ir kitą komunikaciją, įskaitant laiškus, svetaines, el. pašto sąrašus ir skelbimų lentų išdėstymą dalyviams, kurie nori užmegzti ryšius prieš suvažiavimą. Suvažiavimo planuotojas taip pat koordinuoja į suvažiavimą siunčiamų objektų, pvz., būdelių ir prekystalių, suvažiavime kalbančių autorių knygų ir kt., gavimą. Suvažiavimo erdvės organizavimas taip pat yra svarbi darbo dalis, kai konferencijų planuotojai paskiria demonstravimo erdvę, nustato, kurios grupės ir renginiai turi vykti, ir užtikrina, kad dalyviai patektų ten, kur jiems reikia.
Suvažiavimo planuotojui paprastai padeda personalas, kuriam galima deleguoti įvairias užduotis, o suvažiavimo metu darbuotojai yra visą laiką, kad spręstų iškilusias problemas. Toks darbas reikalauja puikių organizacinių ir žmonių įgūdžių bei gebėjimo žongliruoti daugybe skirtingų užduočių vienu metu. Bet kurią dieną suvažiavimo planuotojas gali susidoroti su pranešėju, kuris yra sutrikęs dėl apgyvendinimo viešbutyje, vietos policijai, kuriai rūpi automobilių stovėjimo aikštelės problemos, pardavėjais, norinčiais pakeisti vietą susirinkimo aukšte, ir daugybe kitų problemų.