Medicininių įrašų administratorius yra atsakingas už ligoninės, klinikos ar medicinos centro medicininių įrašų sistemų priežiūrą. Tai gali apimti personalo, atliekančio daugybę užduočių, valdymą, siekiant užtikrinti, kad medicininiai įrašai būtų saugūs ir tvarkomi pagal taikomus standartus ar taisykles. Administratoriai turi planuoti ir vadovauti darbuotojų darbui bei organizuoti visus būtinus mokymus. Medicininių dokumentų saugojimo tipą ir naudojamas sistemas dažnai nustato administratorius. Medicininių įrašų administratorius turi sugebėti palaikyti gerus darbo santykius su advokatais, juridiniais darbuotojais, valstybinių įstaigų pareigūnais ir kitais specialistais, kad būtų užtikrintas apmokėjimas.
Vienas iš svarbiausių šios pareigybės aspektų – medicininių dokumentų personalo veiklos planavimas, vadovavimas ir vertinimas. Medicininių įrašų administratorius paprastai apklausia žmones, kad užimtų įvairias personalo pareigas arba pateiks rekomendacijas dėl darbuotojų samdymo. Vadovavimas arba drausminių priemonių taikymas taip pat yra didelė kasdienių pareigų, susijusių su šiuo darbu, dalis. Administratorius taip pat gali mokyti darbuotojus atlikti konkrečias pareigas ir laikytis daugelio reglamentų, susijusių su medicininių įrašų tvarkymu, konfidencialumu, saugojimu, tvarkymu ir įrašų išdavimu.
Kita medicininių įrašų administratoriaus pareiga yra tinkamų procedūrų ir politikos, susijusios su medicininių įrašų turiniu, konfidencialumu ir apdorojimu, formulavimas. Tam gali prireikti naudoti skaitmeninę arba automatizuotą medicininių įrašų archyvavimo sistemą, parengti suvestines ataskaitas valdymui ir suformuluoti procedūras, susijusias su tvarkomų priežiūros paslaugų teikėjų pateiktų medicininių įrašų saugojimu. Medicininių įrašų administratorius taip pat gali pasirinkti išorinius tiekėjo paslaugų teikėjus, reikalingus medicininiams įrašams kopijuoti ir perrašyti ir užtikrinti, kad šie pardavėjai laikytųsi taisyklių dėl pacientų informacijos privatumo. Kad administratorius žinotų apie naujausius medicininiams įrašams taikomus metodus ir taisykles, administratoriui taip pat gali tekti dalyvauti nuolatiniuose mokymuose ir išlaikyti registruoto sveikatos informacijos administratoriaus įgaliojimus.
Medicininių įrašų administratorius turi sugebėti suprasti ir interpretuoti taikomus įstatymus ir reglamentus, susijusius su apdorojimo metodais ir konfidencialumu. Administratoriai turi turėti galimybę reguliariai bendrauti su advokatais, vyriausybės pareigūnais, profesionaliais kolegomis ir net plačiąja visuomene. Tam reikia, kad administratorius galėtų efektyviai bendrauti su daugybe skirtingų žmonių. Viena iš didžiausių šio darbo pareigų – medicininėje informacijoje esančios informacijos konfidencialumo užtikrinimas. Teisės aktų, susijusių su medicininiais įrašais, laikymasis užtikrina tinkamą ir savalaikį trečiųjų šalių mokesčių ir mokesčių sumokėjimą arba kompensavimą.