Medicinos planuotojas sudaro medicinos praktikos ar klinikos tvarkaraštį, suderindamas pacientų ir priežiūros paslaugų teikėjų poreikius, kad būtų galima pritaikyti pacientus ir prireikus pakoreguoti tvarkaraštį, kad būtų galima prisitaikyti prie kritinių situacijų ir kitų įvykių. Medicinos planuotojai dirba priekiniame biure, kad galėtų asmeniškai bendrauti su pacientais, taip pat tvarkyti biuro telefono ir el. pašto ryšius. Šiam darbui ypatingų reikalavimų nėra, tačiau dažniausiai pirmenybė teikiama geriems žmonių įgūdžiams ir kompiuteriniam raštingumui.
Kai pacientas kreipiasi į medicinos įstaigą dėl susitikimo, medicinos planuotojas surenka tam tikrą pagrindinę informaciją, kad nustatytų problemos skubumą ir įvertintų, kiek laiko reikia susitikimui. Planuotojas taip pat atkreipia dėmesį į visas procedūras ir įrangą, kurios gali prireikti, pavyzdžiui, rentgeno spindulių rinkinį arba kraujo paėmimą. Turėdamas šią informaciją, planuotojas gali pasiūlyti pacientui tinkamą susitikimo laiką ir susitarti dėl susitikimo.
Medicinos planuotojai gali išsiųsti priminimo skambučius, el. laiškus ar korteles, kad įsitikintų, jog pacientai žino, kada atvykti. Jie tvarko atšaukimus ir, jei reikia, perskirsto tvarkaraštį. Jei pacientas atšaukia vizitą mažai įspėjęs, medicinos planuotojas taip pat gali pažymėti, kad pacientas turi būti apmokestintas už vizitą, jei tai yra praktikos politikos dalis. Jei renginių tvarkaraščiai pradeda vėluoti dėl ilgų susitikimų ar techninių problemų, medicinos planuotojo užduotis yra juos sugrąžinti, perkelti susitikimus ir, jei reikia, imtis kitų veiksmų.
Kai kuriose praktikose medicinos planuotojas taip pat renka dokumentus ir formas, kad pasiruoštų susitikimams, taip pat gali išdėstyti reikmenis. Kituose už tai atsako slaugytojai ir kiti technikai, kurie paruošia kliniką dienai. Planuotojas taip pat yra atsakingas už tai, kad būtų pakankamai darbuotojų, ir koordinuoja darbuotojus, kad jie žinotų dienos tvarkaraštį. Pavyzdžiui, jei pacientui reikia paimti kraują, medicinos planuotojas užtikrina, kad technikai būtų tai įtraukę į savo tvarkaraštį, kad būtų pasiruošę pacientui atvykus.
Norint dirbti medicinos planuotoju, nereikia specialaus mokymo, nors trumpas medicinos terminijos ir verslo praktikos kursas gali būti naudingas. Ankstesnė priėmimo ir viešųjų paslaugų patirtis dažnai praverčia pareiškėjams, o tokie įgūdžiai kaip dvikalbis mokėjimas gali būti naudingi teikiant paraišką. Medicinos planuotojas tvarko konfidencialią informaciją ir gali prireikti praeiti asmens patikrinimą arba sutikti pasirašyti dokumentus, patvirtinančius, kad sutinka ir supranta biuro privatumo politiką.