Ką veikia namų sekretorius?

Sekretorė iš namų atlieka įvairias administracines pareigas kitam asmeniui ar verslo subjektui. Kai kurios įmonės siūlo sekretoriaus iš namų paslaugas, o šiose įmonėse pagal sutartis dirba daug patyrusių sekretorių ar administratorių. Kitas namų sekretorių darbas yra savarankiškai dirbantys asmenys, kurie nėra susiję su sekretorių įmonėmis.

Paprastai sekretorė iš namų atsako į skambučius ir sprendžia klientų problemas kliento vardu. Klientas gali persiųsti savo telefono liniją į sekretorės namų liniją, tačiau kitais atvejais klientas suteikia klientams savo sekretorės numerį. Kaip ir bet kuris administracijos padėjėjas, sekretorius iš namų turi priimti žinutes ir peradresuoti svarbius skambučius klientui. Paprastai klientas su sekretore palaiko ryšį visą dieną ir pateikia sekretorei instrukcijas, kuriose išsamiai nurodoma, kuriuos klientų skambučius peradresuoti ir paros laiką, kada su klientu nebus galima susisiekti.

Namų sekretorės taip pat priima ir atsako į el. laiškus kliento vardu. Kaip ir telefono skambučiai, skubūs el. laiškai gali būti perduoti tiesiai klientui, o ne tokie svarbūs pranešimai gali būti išsaugoti ir į juos bus atsakyta vėliau. Kai kurie klientai gali susitarti su savo sekretore konferenciniais pokalbiais, kurių metu klientas diktuos el. laiškus, kuriuos sekretorė turi sudaryti ir išsiųsti klientams. Be to, sekretorei iš namų taip pat gali tekti rašyti ir išsiųsti laiškus kliento vardu.

Kai kurios mažos įmonės taip pat reikalauja, kad sekretoriai atliktų administracines pareigas, susijusias su įmonių svetainėmis. Paprastai klientas pasamdo programuotoją, kuris sukurtų svetainę, tačiau sekretoriui gali būti suteikta prisijungimo informacija ir paprašoma atnaujinti svetainės informaciją kasdien arba kas savaitę. Kai įmonė organizuoja reklamą, sekretoriui gali tekti pateikti informaciją apie reklamą įmonės svetainėje, taip pat sudaryti ir išsiųsti reklaminius el.

Smulkaus verslo savininkams dažnai tenka susitarti su klientais akis į akį, kad derėtųsi dėl pardavimo ir paslaugų sutarčių. Daugeliu atvejų namuose dirbantis sekretorius gali suorganizuoti šiuos susitikimus palaikydamas ryšius su kliento verslo partneriais ir būsimais klientais. Paprastai sekretoriai turi prieigą prie kliento internetinio kalendoriaus arba planuotojo, kad sekretorius galėtų įrašyti išsamią šių susitikimų informaciją.

Sekretoriaus namuose kvalifikacija skiriasi priklausomai nuo kliento poreikių. Paprastai sekretorius turi turėti gerus spausdinimo ir klientų aptarnavimo įgūdžius. Kai kurios įmonės, kurios samdo sekretorius, reikalauja, kad darbuotojai, dirbantys pagal sutartis, būtų baigę tam tikrą profesinį mokymą kolegijose arba sekretorių mokymo mokyklose. Klientams, dirbantiems su užsienio klientais, gali prireikti namų sekretorių darbo, kad jie mokėtų antrąją kalbą.