Pacientų prieigos atstovas registruoja naujus pacientus ir teikia informaciją apie įstaigą ir jos politiką. Priklausomai nuo patalpos dydžio, šis personalo narys gali atstovauti vienam skyriui arba visai įstaigai. Pacientai gali susisiekti su prieigos atstovais, jei jiems kyla klausimų ar rūpesčių, o darbuotojai taip pat dirba su medikų komandomis, siekdami užtikrinti, kad žmonės gautų reikiamą informaciją, reikalingą tinkamo lygio priežiūrai teikti. Paprastai tokioms pareigoms reikia tam tikros raštvedybos patirties, kuri gali padėti susipažinti su medicinos terminija ir sveikatos priežiūros aplinka.
Kai nauji pacientai atvyksta į ligoninę, kliniką ar panašią įstaigą, pacientų prieigos atstovas renka jų demografinę ir kontaktinę informaciją. Tai leidžia atstovui sukurti failą su pagrindine informacija apie pacientą, įskaitant bet kokią draudimo apsaugą ar finansinės pagalbos polisus, į kuriuos pacientas gali pretenduoti. Pacientams taip pat suteikiama informacija apie sąskaitų išrašymo ir grąžinimo sąlygas bei kitą įstaigos politiką, kurią jiems gali reikėti žinoti. Šeimos nariai ir draugai gali gauti informaciją apie lankymo valandas, dovanas, kurias galima siųsti pacientams, ir susijusius dalykus.
Neatidėliotinais atvejais, kai pacientus reikia nedelsiant gydyti, pacientų prieigos atstovai gali neturėti laiko atlikti pokalbio arba pacientas negali bendrauti. Vietoj to informacija gali būti renkama iš šeimos narių ir kitų su pacientu susijusių žmonių. Galima patikrinti, ar piniginėse nėra tapatybės, medicininių įspėjimų kortelių ir kitų dokumentų, kurie gali būti naudingi medicinos personalui. Paciento prieigos atstovas pradeda failą su kuo daugiau informacijos ir pažymi visas duomenų spragas, kad vėliau būtų galima rinkti.
Išrašymo metu pacientai gali vėl susitikti su prieigos atstovu. Pacientai turėtų gauti išrašymo dokumentus su informacija apie tai, kaip rūpintis savimi namuose ir ką daryti kritiniu atveju. Paciento prieigos atstovas tai patikrina, kad įsitikintų, jog pacientas supranta, ir susisieks su įstaiga, jei atsiras komplikacijų. Be to, gali būti aptariami su sąskaita susiję dokumentai su informacija apie tai, kada turi būti apmokėta sąskaita ir kaip ligoninė tvarko draudimo sąskaitas.
Geri žmonių įgūdžiai yra naudingi pacientų prieigos atstovui, bendraujant su pacientais ir jų priežiūros komandų nariais. Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į detales, ypač kai reikia įrašyti informaciją apie alergijas ir kitus svarbius paciento profilio aspektus. Taip pat paprastai būtina mokėti greitai ir tiksliai įvesti tekstą ir laikytis konfidencialumo įstatymų, kad būtų apsaugotas pacientų privatumas.