Personalo administratorius dirba žmogiškųjų išteklių (HR) skyriuje ir prisiima atsakomybę už reikalus, susijusius su darbuotojų įdarbinimu, mokymu ir atleidimu iš darbo. Įvairaus dydžio vyriausybinėse įstaigose ir įmonėse dirba personalo administratoriai, nors kai kuriais atvejais organizacijose dirba ir be personalo darbuotojų. Tokiais atvejais skyriaus vadovai paprastai sprendžia personalo problemas. Didžiosiose įmonėse dažnai dirba personalo administratorių komanda ir HR užduotis paskirsto šiems darbuotojams. Administratoriai paprastai atsiskaito žmogiškųjų išteklių, personalo vadovui arba direktoriui.
Atsilaisvinus darbo vietoms, personalo administratorius turi sudaryti darbo prašymą. Šiame dokumente išsamiai aprašomos pagrindinės darbo pareigos ir paprastai pateikiamas sąrašas akademinių ir profesinių įgaliojimų, kuriuos kandidatas turi turėti, kad galėtų užimti šias pareigas. Administratoriai paprastai glaudžiai bendradarbiauja su skyrių vadovais, kad nustatytų atlyginimų diapazoną už kiekvieną laisvą vietą. Atviros pozicijos dažnai skelbiamos viduje, todėl personalo administratorius siunčia visos įmonės memorandumus ar el. laiškus, kad potencialūs kandidatai sužinotų apie darbo vietą. Jei įmonė negali užimti pareigų iš vidaus, administratorius apie pareigas skelbia išorėje laikraščiuose, įdarbinimo tarnybose arba internete.
Personalo administratorius peržiūri darbo prašymus ir planuoja pokalbius. Jei nuomos vadovas nori pasiūlyti darbą konkrečiam kandidatui, administratorius turi derėtis su kandidatu dėl sąlygų ir atlikti visus būtinus asmens ar nuorodų patikrinimus. Administratorius organizuoja naujų darbuotojų orientavimą, kurio metu naujam darbuotojui paaiškina įmonės kultūrą, naudą ir pagrindines darbo funkcijas. Kai kuriais atvejais personalo administratorius taip pat prisiima atsakomybę už naujų darbuotojų mokymą arba mokymo sesijų planavimą.
Ginčus tarp darbuotojų ir drausminius klausimus paprastai sprendžia personalo darbuotojai. Personalo administratoriai turi užtikrinti, kad skyrių vadovai nepažeistų įstatymų, diskriminuodami darbuotojus ar elgdamiesi neetiškai. HR administratoriai gali pasirūpinti, kad prastai dirbantys darbuotojai būtų pažeminti, perkvalifikuoti arba atleisti. Kai darbuotojai atleidžiami, paprastai personalo administratorius turi atšaukti darbuotojo išmokas ir išmokėti galutinį atleisto darbuotojo darbo užmokestį. Kai kuriais atvejais atleisti darbuotojai įmonei pateikia kaltinimus, tokiu atveju personalo administratoriui gali tekti atvykti į teismą paaiškinti įmonės elgesį.
Kai kuriose įmonėse administratoriaus darbai yra pradinio lygio pareigos, į kurias gali pretenduoti aukštųjų mokyklų absolventai. Didžiosios korporacijos dažnai reikalauja, kad personalo darbuotojai turėtų verslo, vadybos ar personalo administravimo laipsnius. Patyrę personalo darbuotojai gali pereiti į vadovaujančias pareigas. Paprastai personalo vadovai turi minimalų tiesioginį ryšį su įmonės darbuotojais, išskyrus jų vadovaujamus personalo administratorius.