Pagrindinis personalo buhalterio vaidmuo yra padėti vyriausiajam finansininkui (CFO) ir vyresniems įmonės buhalteriams tvarkyti įmonės finansinius įrašus. Paprastai jis arba ji yra pradinio lygio arba viena iš žemesnių pareigų apskaitos ar finansų skyriuje. Šias pareigas einantis asmuo atlieka viską nuo administracinio darbo iki finansų ir apskaitos pareigų, susijusių su finansiniais verslo ar įmonės aspektais.
Konkrečios personalo buhalterio pareigos ir atsakomybė įvairiose įmonėse gali skirtis ir skiriasi. Paprastai jis yra atsakingas už ilgalaikio turto valdymą ir bet kokio įmonei priklausančio turto nusidėvėjimo grafikus. Šia informacija dalijamasi ir teikiama tiek vyresniems buhalteriams, tiek finansų direktoriui.
Dar viena iš personalo buhalterio pareigų yra valdyti pirkimo ir sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą, kurią įmonė naudoja parduodant ir apmokėdama savo produktus ir (arba) paslaugas. Jis taip pat paprastai apmoka sąskaitas faktūras apdorodamas ir išsiųsdamas čekius po to, kai virš jų esantis vyresnysis buhalteris arba finansų direktorius pasirašo čekį ir patvirtino sąskaitos faktūros apmokėjimą.
Daugumoje įmonių buhalteris tvarkytų ir įmonės darbo užmokesčio apskaičiavimą. Tai apima darbuotojų darbo laiko kortelių, atostogų dienų, asmeninių dienų ir ligos dienų tvarkymą. Personalo buhalteris ne tik seka ir renka šią informaciją iš atskirų darbuotojų, bet ir sukonfigūruoja darbo užmokesčio numerius, atėmus mokesčius, socialinį draudimą ir bet kokius kitus atskaitymus, kuriuos darbuotojas turi iš savo čekio.
Iš personalo buhalterio gali tekti tvarkyti ir spausdinti aukščiausios vadovybės ataskaitas ir finansines ataskaitas. Kai kurios iš šių finansinių ataskaitų apima pinigų srautų ataskaitas, balansą ir pelno (nuostolių) ataskaitą. Visos šios ataskaitos ir ataskaitos padeda buhalteriui parodyti, kokia yra įmonės finansinė padėtis.
Šie buhalteriai taip pat yra atsakingi už tai, kad įmonė laiku sumokėtų visus mokesčius. Darbuotojai buhalteriai gali dirbti privačiose ar valstybinėse įmonėse, valstijos ar federalinės vyriausybės agentūrose ar kitose organizacijose.
Nors šios apskaitos pareigos paprastai yra pradinio lygio pareigos įmonės finansų ar apskaitos skyriuje, dauguma įmonių reikalauja, kad buhalteriai turėtų aukštąjį apskaitos ar finansų laipsnį. Kai kurios įmonės leis darbuotojams vietoje įgyti aukštąjį išsilavinimą papildyti ankstesnę buhalterijos ar apskaitos patirtį.