Bendras pirkimo koordinatoriaus vaidmuo yra pirkti produktus ir paslaugas savo įmonei ar organizacijai. Tai gali apimti potencialių tiekėjų nustatymą ir tyrimą, tiekėjų pasiūlymų užklausų (RPP) rengimą, pasiūlymų peržiūrą ir derybas dėl kainų bei sąlygų. Pirkimo koordinatoriai gauna užklausas dėl konkrečių organizacijoje reikalingų produktų ar paslaugų, o tada gauna tų produktų ar paslaugų kainų pasiūlymus. Jie rengia ir pateikia pirkimo užsakymus tiekėjams ir seka užsakymus, kad užtikrintų jų gavimą.
Produktus ir paslaugas gauti laiku labai svarbu organizacijoms, ypač gamintojams, kurie pasitiki tiekėjais, kad pristatytų dalis, kad galėtų kurti savo gaminius. Pirkimo koordinatorius turi užtikrinti, kad tiekėjai pristatytų prekes laiku, ir išspręsti problemas su tiekėjais, kai siuntos vėluoja. Pirkimų koordinatoriai taip pat sprendžia problemas, kai pirkimo užsakymai gaunami su pažeistomis prekėmis, prastesnės kokybės produktais ar kitomis problemomis. Dirbant šį vaidmenį kartais gali prireikti daug kelionių į tiekėjų vietas, ypač tiriant tiekėjus ir derantis dėl sutarčių. Dažnai tikimasi, kad pirkimo koordinatoriai padės sumažinti savo organizacijų išlaidas, derėdamiesi su tiekėjais dėl geresnių sutarčių ir kainų.
Pirkimo koordinatoriai gali pirkti produktus ir paslaugas, skirtus naudoti savo organizacijoms, arba jie gali įsigyti didmeninės ar mažmeninės prekybos produktus, kad perparduotų. Pirkimų koordinatorius, dirbantis didelėje organizacijoje, kurioje yra daug perkančių darbuotojų, gali būti atsakingas už konkrečias pirkimo sritis, pvz., RFP rengimą arba užsakymų pateikimą. Mažesnėse organizacijose pirkimo koordinatorius gali būti atsakingas už visus pirkimo proceso aspektus. Labai mažose organizacijose pirkimo funkcija gali būti viena iš kelių to paties asmens vaidmenų.
Įmonės ar organizacijos atsargų tvarkymas gali būti kita pirkimo koordinatoriaus darbo dalis, kuri gali apimti kompiuterinių duomenų bazių naudojimą atsargų lygiui sekti. Numatymas, kada ir kiek pirkti, gali būti atsargų lygio valdymo dalis. Pirkimų koordinatoriai taip pat kuria su pirkimu susijusias būsenos ataskaitas ir pristatymus. Jiems taip pat gali būti pavesta ieškoti būdų, kaip pagerinti pirkimo procesus ir procedūras. Procesų ir procedūrų dokumentavimas taip pat gali būti pirkimo koordinatoriaus vaidmens dalis.
Pirkimo koordinatoriai kartais vadinami pirkimo agentais, pirkėjais ar kitais panašiais titulais. Norint tapti pirkimo koordinatoriumi, gali prireikti bet kur nuo vidurinės mokyklos diplomo iki bakalauro laipsnio, atsižvelgiant į darbdavio reikalavimus. Geri bendravimo įgūdžiai derantis dėl sutarčių, stiprus analitinis gebėjimas pasirinkti tiekėjus ir peržiūrėti sutarčių sąlygas bei stiprūs gebėjimai priimti sprendimus yra svarbios pirkimo koordinatorių savybės. Taip pat naudinga mokėti dirbti su skaičiais ir turėti gerus darbo kompiuteriu įgūdžius.