Pirkimų specialistas yra asmuo, kuriam pavesta atlikti visus pirkimo procesus ir priimti sprendimus verslui, laikantis paskirto biudžeto. Šias pareigas einantys asmenys taip pat turi sekti visus įrašus ir duomenis, susijusius su įmonės pirkimais ir pardavėjams pateiktais pasiūlymais. Jie taip pat įpareigoti reguliariai pranešti apie šią informaciją atitinkamiems darbuotojams. Šios pareigos apima su verslu susijusių prekių ir įrangos pirkimą, taip pat derybas su įvairiais pardavėjais, siekiant užtikrinti teisingą prekių ir paslaugų kainą. Dauguma šios srities darbų taip pat suteikia tam asmeniui teisę teikti pasiūlymus dėl prekių ir paslaugų įmonės vardu.
Tikslios pirkimo specialisto pareigos skirsis, nes kiekviena įmonė turi savo vidines operacijas. Tačiau dauguma pirkimo specialistų reikalavimų yra susiję su labai griežtu apskaitos tvarkymu. Įrašai gali būti saugomi popierinėse bylose, kompiuterinėje duomenų bazėje arba abu. Todėl specialistai kartais turi dirbti su specialia programine įranga, kad įsitikintų, jog įrašai yra tikslūs ir atnaujinami. Tarp pagrindinių įrašų tipų, kuriuos specialistas privalo saugoti, yra sąskaitos faktūros, pirkimo užsakymai ir pirkimo sutartys.
Pirkdamas ir vesdamas tikslią apskaitą, specialistas taip pat turi rengti ataskaitas pagrindiniams organizacijos darbuotojams. Reguliarus bendravimas su pardavėjais, taip pat kitais padaliniais ir įmonės darbuotojais taip pat įtrauktas į tipišką šios pareigybės pareigybės aprašymą. Asmenys, dirbantys tokias pareigas, taip pat turi būti atsargūs, kad neviršytų nustatytų biudžeto ribų, ir turi užtikrinti, kad būtų laikomasi visų pirkimo procedūrų.
Daugelyje įmonių pirkimo specialistas dirba finansų skyriuje arba labai glaudžiai bendradarbiauja su to skyriaus darbuotojais. Todėl svarbu, kad abu dirbtų kartu, siekiant užtikrinti, kad sąskaitos faktūros ir pirkimo užklausos būtų apdorotos laiku. Specialistas taip pat glaudžiai bendradarbiauja su finansų darbuotojais, kad įsitikintų, jog biudžetas leidžia įsigyti reikalingų prekių ir paslaugų.
Reguliarus kontakto palaikymas su pardavėjais taip pat yra svarbus specialisto pareigybės aprašymo aspektas. Iškilus mokėjimo problemoms, specialistas turi bendradarbiauti su pardavėju, kad išspręstų tokias problemas. Taip pat specialistas turi sekti visus užsakymus, pristatymus ir inventorių. Atsižvelgiant į įmonės, kurioje dirba specialistas, dydį, tokia atsakomybė dažnai apima santykių su keliais pardavėjais užmezgimą.
Kai kurios pirkimo specialistų pareigos taip pat paskiria specialistus, kurie stebėtų biuro įrangos priežiūrą. Iš šias pareigas einančio asmens kartais tikimasi tvarkyti garantijų ir paslaugų sutarčių įrašus. Kai reikia pakeisti biuro reikmenis ir įrangą, dažniausiai tuos užsakymus įvertina ir pateikia pirkimo specialistas.