Pirkimų vadovė prižiūri visus savo įmonės pirkimo operacijų aspektus. Paprastai ji galutinai patvirtina, ką kiekvienas skyrius perka, kad palaikytų kasdienę veiklą. Tai gali apimti mažus, pavyzdžiui, sąvaržėlių, įsigijimus iki didelių gamybos priemonių, pvz., transporto priemonių, sunkiosios įrangos ir gamybos mašinų bei įrankių, įsigijimo. Į pirkimų užklausas taip pat reguliariai įtraukiami nematerialūs pirkimai, pvz., pardavėjo ir paslaugų sutartys. Eksploatacinėms išlaidoms, kartu su priežiūros ir remonto išlaidomis, taip pat dažnai reikalingas šio asmens leidimas.
Svarstydamas pirkimo užklausas, pirkimų vadovas paprastai turi atsižvelgti į įvairius veiksnius. Išskyrus paprastus biudžeto suvaržymus, ji turi atsižvelgti į skyriaus ankstesnius rezultatus ir į tai, ar jie tinkamai ir efektyviai panaudojo patvirtintas lėšas. Paprastai ji turi analizuoti poreikius, o ne norus, ir apsvarstyti ilgalaikes jos sprendimų patvirtinti arba atmesti pirkimo užklausas pasekmes. Kai tik atsisakoma mokėti lėšas, pirkimo vadovas paprastai turi pagrįsti savo sprendimą.
Atsižvelgiant į daugelio užklausų sudėtingumą, norint būti viešųjų pirkimų vadovu, dažnai reikia mokėti tiksliai interpretuoti sutartis ir nustatyti jų ilgalaikes ar ne tokias pasekmes. Puikios sutarčių teisės žinios gali būti labai naudingos, kaip ir susipažinimas su susijusių įmonių ir subjektų reputacija. Šias pareigas einantis asmuo, priimdamas sprendimus dėl finansinio paskirstymo, atsižvelgia į faktus ir dviprasmiškesnes pasekmes.
Atsižvelgiant į verslo pobūdį, šias pareigas einantis asmuo gali atsižvelgti į daugelį pirkimo užklausų veiksnių. Šios problemos gali apimti skirtingų klasių ir tipų prašomų medžiagų peržiūrą, siekiant nustatyti, kurie pasirinkimai yra ekonomiškiausi, nepakenkiant kokybei. Kainodaros tendencijų, kurios gali turėti įtakos pirkimų laikui, analizė taip pat gali būti darbo dalis, taip pat nacionalinės ir regioninės politikos ir procedūrų, galinčių turėti įtakos sprendimams dėl pirkimų, peržiūra.
Jei pirkimų vadovas dirba įmonėje, turinčioje daug filialų ar dukterinių įmonių, veikiančių pagal bendrą įmonės valdžią, gali prireikti masinio ar kooperatinio pirkimo. Tam pirkimų vadovas turėtų pasitarti su skyrių vadovais, kad įsitikintų, ar labai didelis prekių ar paslaugų pirkimas būtų pelningas. Ji taip pat gali bendrauti su pagrindiniais darbuotojais dėl pirkimo alternatyvų, kurios gali sutaupyti pinigų. Šios galimybės gali apimti perdirbtų medžiagų arba alternatyvių energijos šaltinių naudojimą, dėl kurių būtų galima sutaupyti mokesčių nurašymo arba grąžinimo forma, kompensuojančiomis iš pradžių didesnes pirkimo išlaidas.
Reikalavimai viešųjų pirkimų vadovo pareigoms įvairiose įmonėse skiriasi. Apskritai, buhalterinis išsilavinimas ir išsilavinimas, taip pat puikus pirkimų apskaitos metodų supratimas yra naudingas. Jokio kito specializuoto mokymo ar išsilavinimo paprastai nereikia. Svarbiausias veiksnys yra patikrinamas savarankiško pirkimo pagrindas, kuris rodo gerą sprendimą ir fiskalinę atsakomybę.