Planavimo koordinatorius yra oro linijų darbuotojas, kuris atlieka įvairias užduotis, susijusias su darbuotojų tvarkaraščių nustatymu, keitimu ir priežiūra. Jis arba ji naudoja kompiuterines skaičiuokles ir duomenų bazes, kad galėtų sekti darbuotojų įrašus, sudaryti dienos ir savaitės tvarkaraščius ir prireikus atlikti pakeitimus. Be to, koordinatorius dažnai palaiko ryšius tarp darbuotojų ir vadovybės dėl politikos pokyčių ir prašymų dėl atostogų. Planavimo koordinatoriaus vardas taip pat gali reikšti vadybininką arba bendrųjų žmogiškųjų išteklių darbuotoją kitoje aplinkoje, pavyzdžiui, mažmeninės prekybos parduotuvėje ar medicinos įstaigoje, kuris atlieka planavimo pareigas.
Sudaryti skrydžių palydovų ir pilotų tvarkaraštį ne visada taip paprasta, kaip patikrinti jų pasiekiamumą, valandas ir pageidavimus. Daugelis didelių oro linijų naudoja daugybę skirtingų orlaivių, o kai kurie darbuotojai gali neturėti atitinkamo pažymėjimo ar kvalifikacijos dirbti su kiekvieno tipo orlaiviais. Planavimo koordinatorius turi peržiūrėti darbuotojų įgaliojimus ir sutartis bei patikrinti, ar jie atitinka regioninius ir nacionalinius įstatymus, kad įsitikintų, jog lėktuvuose yra tinkamas personalas.
Jei palydovas, pilotas ar kitas oro linijų darbuotojas negali atvykti į darbą, tvarkaraščio koordinatorius turi greitai peržiūrėti planus, kad būtų išvengta vėlavimų ir atšaukimų. Jis arba ji paprastai turi elektroninį budinčių ir ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų sąrašą, į kuriuos gali kreiptis, jei kitas darbuotojas susirgtų arba ištiktų nelaimės šeimoje. Jei koordinatorius atpažįsta darbuotojų įdarbinimo konkretiems skrydžiams problemas, jis konsultuojasi su darbuotojais ir oro linijų vadovais, kad išspręstų problemą.
Reikalavimai norint tapti tvarkaraščio koordinatoriumi darbdaviams gali skirtis, tačiau dauguma oro linijų bendrovių nori samdyti specialistus, turinčius žmogiškųjų išteklių, verslo administravimo ar susijusios srities asocijuotojo arba bakalauro laipsnį. Patirtis dirbant biure ir klientų aptarnavimo pareigose labai padeda ieškant pradinio lygio planuotojo ar koordinatoriaus padėjėjo darbo. Asmeniui, norinčiam užimti vyresniojo tvarkaraščio koordinatoriaus pareigas, gali tekti tęsti studijas, kad gautų oro transporto veiklos laipsnį arba pažymėjimą.
Tvarkaračių sudarymo koordinatoriai, esantys už oro linijų pramonės ribų, paprastai turi panašias pareigas ir kvalifikaciją. Pavyzdžiui, odontologijos klinikos koordinatorius sudaro odontologų, padėjėjų ir administracinio personalo darbo grafiką, kuris atitiks jų laukiamų pacientų sąrašo poreikius. Jis arba ji gali nustatyti ir keisti susitikimus, koreguoti atostogas ir nedarbingumo dienas bei registruoti valandas ir darbo užmokestį. Praktinė biuro patirtis ir žmogiškųjų išteklių laipsnis yra būtini norint įsidarbinti daugelyje sričių.