Profesionalus renginių planuotojas – tai vyras ar moteris, organizuojantis, organizuojantis ir vadovaujantis įvairiems įmonių, visuomeniniams ir privačiams renginiams bei susitikimams. Jis suranda tinkamas vietas, derasi dėl dienų, laiko ir įkainių bei nustato maisto, gėrimų, stalų ir įrangos poreikį. Daugelis renginių planuotojų iš tikrųjų dalyvauja jų organizuojamuose suvažiavimuose, susitikimuose ar koncertuose, siekdami užtikrinti, kad būtų patenkinti visi dalyvių poreikiai. Profesionalas gali būti įdarbintas planavimo įmonėje, vidiniame verslo komitete arba vykdyti nepriklausomą verslą.
Didelio renginio planavimui reikia skirti daug laiko ir pastangų. Daugelis įmonių, vyriausybinių agentūrų ir organizacijų tiesiog neturi laiko, patirties ir išteklių kokybiškam susirinkimui surengti. Profesionalus renginių planuotojas gali nuimti klientų ir įmonių įtampą, prisiimdamas visas su susirinkimo planavimu ir vykdymu susijusias pareigas. Jam arba jai paprastai suteikiama pagrindinė idėja apie tai, kas yra renginys, įskaitant, kodėl jis vyksta, informaciją apie biudžetą ir dalyvaujančių žmonių skaičių. Tada renginių planuotojas ieško geriausių vietų, derasi dėl kainų ir nustato datas bei laiką.
Priklausomai nuo susibūrimo tipo, profesionaliam renginių planuotojui gali tekti pasirūpinti maitinimo paslaugomis, pramogomis ar specialia įranga, tokia kaip mikrofonai, vaizdo registratoriai, projektoriai seminarams ir konferencijoms. Viską suplanavus, renginių planuotojas prižiūri kėdžių, stalų ir dekoracijų išdėstymą bei atlieka kitas paruošiamąsias užduotis vietoje. Jis dažnai lankosi renginiuose ir rūpinasi, kad maistas ir gaivieji gėrimai nepritrūktų, o klientai būtų patenkinti savo darbu.
Daugelis renginių planuotojų dirba didelėse planavimo įmonėse, kur jiems paprastai paskiriamos konkrečios užduotys, pavyzdžiui, tarifų nustatymas arba tinkamų vietų paieška. Tačiau savarankiškai dirbantis profesionalus renginių planuotojas dažnai prisiima visas susijusias pareigas, įskaitant renginių reklamavimą, rinkodarą, finansavimą ir priežiūrą. Darbas gali būti įtemptas, nors patyręs specialistas imasi visų atsargumo priemonių ir parengiamųjų veiksmų, reikalingų, kad viskas vyktų sklandžiai.
Norint tapti profesionaliu renginių planuotoju, nėra nustatytų reikalavimų, nors daugelis žmonių turi verslo vadybos, ryšių su visuomene, komunikacijos ar finansų asocijuotą arba bakalauro laipsnį. Daugelis nacionalinių organizacijų siūlo narystes ir savanoriškus renginių planuotojų sertifikavimo testus, kurie gali padėti specialistui pagerinti savo kvalifikaciją ir galimybes susirasti darbą. Sertifikavimas ypač svarbus savarankiškai dirbantiems planuotojams, todėl klientai gali būti tikri, kad bendradarbiauja su profesionalais.