Įprastas projekto administratoriaus pareigybės aprašymas apima visų konkretaus projekto aspektų priežiūrą ir stebėjimą. Konkrečiai, šios pareigos darbuotojas turi užtikrinti, kad projekto tikslai ir terminai būtų pasiekti neviršijant biudžeto apribojimų. Projekto administratorius taip pat yra atsakingas už projekto ataskaitų rengimą ir paprastai privalo reguliariai teikti ataskaitas projekto direktoriui.
Tikslios pareigos gali skirtis, tačiau paprastai visos yra atsakingos už kasdienes konkretaus projekto operacijas. Be biudžetų stebėjimo, terminų stebėjimo ir pažangos ataskaitų rengimo, projekto administratorius taip pat gali būti atsakingas už kelių darbuotojų ir rangovų priežiūrą, siekiant užtikrinti, kad projekto tikslai būtų profesionaliai pasiekti. Ši pozicija randama įvairiose pramonės šakose, įskaitant nekilnojamojo turto, statybos, komercijos, vyriausybės ir ne pelno sektorius.
Daugeliui projektų administratoriaus darbų reikalingas aukštasis mokslo laipsnis, taip pat didelė patirtis valdant projektus arba laikas, praleistas dirbant administratoriaus padėjėju. Daugelis šiuo metu dirbančių šioje srityje turi apskaitos arba verslo administravimo ir vadybos išsilavinimą. Kai kurie žmonės atitinka tam tikrus reikalavimus dėl mokymosi darbo vietoje, tačiau šiuo keliu paprastai prireikia kelerių metų darbo patirties ir mokymų, kol asmuo gali būti laikomas kvalifikuotu kandidatu.
Projekto administratoriai dažnai turi siųsti dokumentus el. paštu, kurti skaičiuokles ir atlikti įvairias su kompiuteriu susijusias užduotis. Kai kurie darbdaviai netgi gali reikalauti, kad administratorius dirbtų su specializuota programine įranga ataskaitų teikimo ir stebėjimo tikslais. Todėl administratoriai, paskirti dirbti su projektais, turi turėti kompiuterinį raštingumą ir prireikus lengvai įgyti naujų technologinių įgūdžių.
Siekdamas tinkamai prižiūrėti biudžetus, darbuotojus, terminus ir esmines funkcijas, administratorius turi gebėti kompetentingai atlikti kelias užduotis. Tam reikia kitų įgūdžių, įskaitant gerą organizavimą ir stiprius laiko valdymo įgūdžius. Kad administratorius galėtų gerai dirbti su pagrindiniais darbuotojais ir valdymo nariais, jis taip pat turi turėti stiprių rašytinių ir žodinių bendravimo įgūdžių.
Darbai, kurių metu įmonės turi teikti pasiūlymus dėl sutarčių arba prašyti dotacijų finansavimo, dažnai pasikliauja projekto administratoriumi, kuris įneša žinių ir patirties ruošiantis šioms pastangoms. Visų pirma, administratorius gali būti raginamas pateikti informaciją, kai įmonė vertina pasiūlymus, ir gali būti paprašyta prisidėti prie pasiūlymų rengimo sukuriant biudžeto eilutes, taip pat nustatant, kiek darbuotojų ateityje. gali prireikti, jei bus sudaryta sutartis.