Projekto asistentas paprastai padeda projekto vadovui arba projekto direktoriui atlikti pareigas, būtinas darbui atlikti. Daugeliu atvejų tai apima kanceliarines ir administracines funkcijas. Projekto asistentas taip pat gali dalyvauti susitikimuose ir greičiausiai bus atsakingas už atsakymus į klausimus, kai projekto vadovo nėra. Priklausomai nuo projekto dydžio, asistentas gali būti skirtas vienam darbui ir projekto vadovui arba padėti daugiau nei vienam vadovui daugiau nei viename projekte vienu metu.
Projekto asistento darbo esmė paprastai sukasi apie kanceliarines ir administracines pareigas. Dauguma projektų labai priklauso nuo failų ir skaičiuoklių, įskaitant laiko eilutes, biudžetus ir užduočių sąrašus. Šių duomenų atnaujinimas, atnaujinimų perdavimas ir pakeitimų dokumentavimas yra svarbi projekto valdymo dalis ir paprastai tenka asistentui, kai toks yra. Daugelis įmonių turi konkrečius reikalavimus dėl to, kas turi būti dokumentuojama ir kas turi būti saugoma fizinėse bylose.
Kiti dokumentai dažnai taip pat tenka projekto asistentui. Tai gali būti draudimo formų ir leidimų prašymas ir pateikimas, pirkimo užsakymų pildymas ir kt. Tai taip pat dažnai apima susirašinėjimo valdymą, pavyzdžiui, reguliarių ataskaitų ir atnaujinimų teikimą klientui.
Projekto asistentas taip pat dažnai dalyvaus susitikimuose ir dalyvaus konferenciniuose pokalbiuose. Tai paprastai apima ir vidinius komandos susitikimus, ir klientų susitikimus. Daugeliu atvejų asistentui bus pavesta užsirašyti pastabas iš susitikimo ir vėliau parengti bei išplatinti susitikimo ataskaitą. Svarbi tokių ataskaitų dalis yra veiksmų punktų nustatymas ir atsakomybės už kiekvieną paskyrimas. Taip pat svarbu nustatyti terminus.
Nors projektų vadovui ar direktoriui tradiciškai tenka didesnė atsakomybė už sprendimų priėmimą, santykių su klientais valdymą ir užtikrinimą, kad projektas neviršytų biudžeto ir grafiko, asistentas visada turi žinoti projekto būseną, nes jis gali būti paragintas. atsakyti į klausimus, jei vadovas nepasiekiamas. Projektų vadovai gali dalyvauti susitikimuose, sirgti ar atostogauti, kai, pavyzdžiui, komandos nariui ar klientui reikia informacijos. Labai svarbu žinoti, kur rasti duomenis.
Projekto asistentas, kuris nėra skirtas vienam projektui, o yra atsakingas už kelių vadovų ar kelių projektų palaikymą, bus atsakingas už šių pareigų vykdymą kiekvienam projektui. Tai reiškia, kad asistentas turi būti labai organizuotas. Jis taip pat turi mokėti nustatyti prioritetus savo pareigoms ir žinoti, ką daryti, kai prieštarauja dviejų ar daugiau projektų reikalavimai.