Projekto planuoklis sukuria pagrindinį priskirto projekto planą, į kurį įtraukiami terminai, reikalingi ištekliai, reikalingų užduočių tvarka ir kiekvieno projekto komandos nario atsakomybė. Projektų planuotojai paprastai moka naudoti programinę įrangą šiai informacijai įrašyti ir sekti. Jie taip pat dažnai atnaujina kasdienį projekto tvarkaraštį ir pateikia komandai atsiliepimus apie tai, kaip jų atliktos užduotys veikia bendrą projekto eigą. Daugelis projektų planuotojo darbų yra tokiose srityse kaip statyba, programinės įrangos kūrimas ar inžinerija. Planuotojas paprastai glaudžiai bendradarbiauja su projekto vadovu, siekdamas užtikrinti, kad projekto etapai būtų vykdomi efektyviai ir neviršijant nustatytų biudžeto apribojimų.
Įprastoms projektų planavimo užduotims atlikti reikia naudoti programinę įrangą, kad būtų įvestas kiekvieno projekto etapo pradžios laikas ir terminai. Ši laiko juosta paprastai susieta su užduočių skaičiuokle, kurioje kasdien arba kartais kas valandą rodomi žingsniai iki užbaigimo. Projekto planavimo programinėje įrangoje taip pat paprastai yra vietos planuotojui įrašyti pastabas apie užduotis, kurias reikia atlikti iš naujo arba kurios gali atsilikti nuo likusios laiko juostos. Iškilus tokioms problemoms, projektų planuotojas paprastai pateiks tinkamus sprendimus, pavyzdžiui, skirs papildomų išteklių arba deleguos darbą skirtingiems komandos nariams.
Projektų planuotojai dažnai planuoja reikalingus išteklius, remdamiesi projekto vadovo indėliu ir nurodymais. Išteklius gali būti darbuotojas, turintis tam tikrų įgūdžių, įrankis, pvz., programinė įranga, arba statybinių medžiagų rinkinys. Tokiose pramonės šakose kaip statyba planuotojas taip pat paprastai yra atsakingas už reikalingų medžiagų ir įrankių sąrašą, taip pat už tai, kokių projekto užduočių reikės atlikti. Kai kuriems projektų planuotojams gali tekti ištirti vidutines medžiagų sąnaudas ir padėti projekto vadovui suplanuoti numatomas bendras išlaidas remiantis šia informacija.
Kitos projekto planuotojo darbo pareigos apima atsiliepimų teikimą ir gavimą su skirtingais projekto komandos nariais per visą laiko juostą. Paprastai planuotojas turi turėti gerus bendravimo ir tarpasmeninius įgūdžius, kad pasiektų geriausią įmanomą projekto rezultatą. Tvarkaraštis paprastai keičiamas įvairiuose projektuose, o kvalifikuotas projektų planuotojas gali sumažinti bet kokias galimas nesėkmes dėl tokių pakeitimų. Projektų planuotojai taip pat paprastai privalo nuolat informuoti komandą apie bet kokius pakeitimus ir suteikti jiems bet kokią informaciją, reikalingą, kad užduotys vyktų pagal tvarkaraštį.