Pagrindinis bet kurio projektų vadovo darbas yra organizuoti žmones ir valdyti įvairias užduotis, siekiant konkretaus tikslo. Kas yra tas tikslas ar „projektas“, gali labai skirtis. Kartais tai yra pranešimo paskelbimas ar konferencijos organizavimas; tai taip pat gali būti pastato užbaigimas ar pertvarkymas, arba interjero dizaino schemos vykdymas. Nors nustatymai gali būti labai skirtingi, vadovai dalijasi kai kuriais universaliais atributais. Visų pirma, pagrindinis dėmesys skiriamas žmonių valdymui ir visiems reikia plataus požiūrio į atskiras užduotis, kurias reikia atlikti, kad tikslas būtų pasiektas. Didžiąją projekto vadovo darbo dalį sudaro pagrindinio veiksmų plano sudarymas, o po to įsitikinimas, kad visos dalys yra tinkamos, kad planas būtų įgyvendintas iki galo.
Bendrieji tikslai
Projektų vadovai iš esmės yra lyderiai, organizuojantys veiksmus tam tikra kryptimi. Paprastai jiems buvo pavesta atlikti ką nors konkretaus, o tada jiems buvo suteiktas personalas – dažnai vadinamas „komanda“, kuris padėtų pasiekti tikslą. Vadovai paprastai pradeda skaidydami didesnį galutinį tikslą į mažesnes dalis, tada nustato vidinius kiekvieno komponento įvykdymo terminus. Kalendorių kūrimas yra svarbi darbo dalis, kaip ir reguliarios darbuotojų apžvalgos ir, jei reikia, pokalbiai.
Daugelis projektų valdymo ekspertų teigia, kad, norėdamas būti sėkmingas, vadovas turi subalansuoti keturias pagrindines sritis. Jis turi suprasti projekto apimtį. Vadovas turi surasti tinkamus žmones ir medžiagas bei efektyviai jas panaudoti. Visos užduotys turi būti suplanuotos taip, kad jos būtų atliktos laiku. Projekto vadovas taip pat turi pasirūpinti, kad projektas būtų įvykdytas neviršijant jam skirto biudžeto.
Koordinavimo svarba
Viena iš svarbiausių projektų vadovo darbo dalių – personalo koordinavimas. Vadovas turi sugebėti suburti komandas, kurios būtų efektyvios ir motyvuotos nuolat daryti gerą darbą. Gebėjimas deleguoti užduotis ir pareigas yra būtinas, o vadovai turi būti pasirengę įsikišti ir keisti, jei iškyla problema ar vėluojama.
Norint sėkmingai koordinuoti projektą, vadovas turi žinoti, ką daro kiekvienas komandos narys ir ar tas asmuo laikysis savo terminų, ar ne. Daugelis projektų vadovų naudoja specialias programines programas, kad padėtų jiems tai stebėti. Ši programinė įranga dažnai leidžia komandos nariams aptarti projektą tarpusavyje, matyti projekto darbų sąrašus ir kas yra atsakingas už kokias užduotis bei dalytis failais ir dokumentais. Ji taip pat gali leisti vadovams matyti, kurios užduotys atliekamos pagal tvarkaraštį ir kokia yra projekto padėtis pagal biudžetą. Šio tipo programinė įranga ypač vertinga dideliems projektams ir komandoms.
Koncepciniai projektai biure
Įmonių ir kituose biuruose dauguma projektų, kuriems reikia vadovo dėmesio, yra susiję su tyrimais ir raštu. Akcininkų ataskaitos, pagrindinės išvadų santraukos ir mokslinių laboratorijų ar ne pelno organizacijų publikacijos dažnai yra sudėtingos pastangos, kurias atliekant reikia daug skirtingų žingsnių norint pereiti nuo „idėjos etapo“ iki užbaigimo. Šių nustatymų projektų vadovai paprastai veikia kaip informacijos koordinatoriai, užtikrindami, kad visi reikalingi elementai būtų tinkamai sujungti.
Biuro projektams paprastai reikia daug asmeninio bendradarbiavimo, kurį paprastai organizuoja projekto vadovas. Jis arba ji seka, kas ką daro, planuodamas pokalbius arba sekdamas pažangą elektroniniu būdu, dažniausiai naudodamas duomenų bazes arba skaitmeninį ryšį, pvz., el. paštą. Komandos vadovai taip pat paprastai yra atsakingi už galutinio produkto paruošimą, kuris apima korektūrą ir paskutinės minutės pakeitimus. Projekto sėkmė ar nesėkmė paprastai gula ant vadovo pečių, ir jis turi sugebėti pagrįsti visus pasirinkimus įmonės vadovams.
Fizinių projektų vykdymas
Dažnai daug lengviau matyti kasdienį projekto vadovo darbą, kai projektas yra kažkas apčiuopiamo, pavyzdžiui, statybos ar kraštovaizdžio kūrimo darbai. Šiuose nustatymuose vadovai paprastai veikia kaip svetainės vadovai, užtikrindami, kad visi komandos nariai turėtų darbą ir suprastų, kas tai yra, ką jie turi atlikti. Tokio tipo vadovas paprastai yra atsakingas už visų reikalingų įrankių ir reikmenų pasirūpinimą, taip pat turi veikti kaip komunikacijos tarp žmonių, kuriems priklauso dirbama žemė ar pastatas, ir tų, kurie koordinuoja atliekamus darbus. Šis darbas dažnai reikalauja biuro planavimo ir faktinių apsilankymų vietoje bei koordinavimo.
Įgūdžiai ir patirtis, reikalingi norint gauti darbą
Norint gauti projektų vadovo darbą, paprastai reikia daug patirties. Dažniausiai vadovai parenkami iš organizacijos vidaus – tai yra, jie atrenkami remiantis jų patirtimi, kuri faktiškai atlieka tokį darbą, kurį reikia valdyti ir koordinuoti. Daug kas priklauso nuo pramonės ir nagrinėjamo projekto, tačiau taip pat gali būti naudingas aukštesnis išsilavinimas arba verslo ar personalo valdymo srityje.
Daugelis žmonių, norinčių imtis projektų valdymo vaidmenų, lanko kursus, kad įgytų sertifikatą. Programas siūlo daugybė skirtingų mokyklų, nors Projektų valdymo instituto projektų valdymo profesionalo (PMP) sertifikatas yra plačiai gerbiamas. Vis dažniau įmonės, samdančios išorės projektų vadovus, konkrečiai nurodo šiuos įgaliojimus savo darbo skelbimuose.