Skaitmeninis archyvaras yra asmuo, kuris papildo ir tvarko informaciją, pvz., dokumentus ar paveikslėlius, elektroninėje duomenų bazėje. Kad pasisektų šioje karjeroje, asmuo paprastai turi domėtis istorija, puikiai dirbti su kompiuteriais ir gerai organizuotas. Daugeliu atvejų skaitmeninis archyvaras bus įdarbintas bibliotekoje, universitete ar kitoje organizacijoje. Kai kurios pagrindinės darbo pareigos apima archyvų poreikių aptarimą su vadovais, medžiagos radimą, medžiagos įkėlimą ir tvarkymą duomenų bazėje, pagalbą atrandant atitinkamus elementus ir rengiant pristatymus.
Archyvo poreikių aptarimas su vadovais dažniausiai yra pirmas dalykas, kurį skaitmeninis archyvaras padarys pradėdamas projektą. Medžiagos, su kuria jis gali susidoroti, tipai gali labai skirtis ir gali apimti dokumentus, paveikslėlius, teisinius dokumentus ir laikraščius. Jei jis dirba bibliotekoje, skaitmeninis archyvaras gali gauti nurodymų į duomenų bazę įkelti tam tikrų metų laikraščius. Kad galėtų efektyviai atlikti savo darbą, jis turi mokėti atidžiai klausytis nurodymų.
Sužinojęs, kurią medžiagą reikia archyvuoti, skaitmeninis archyvaras suras tą medžiagą. Tai gali būti lengva arba sudėtinga, priklausomai nuo medžiagų pobūdžio ir kiekio. Daugeliu atvejų jis turės būti atsargus ir švelniai elgtis su jautriomis medžiagomis, pvz., senais labai svarbiais dokumentais.
Surinkus reikiamą medžiagą, skaitmeninis archyvaras turi įkelti ją į kompiuterinę duomenų bazę. Paprastai tai apima kiekvieno dokumento nuskaitymą ir įsitikinimą, kad jis aiškiai matomas žiūrint kompiuteryje. Be to, jis taip pat turės sutvarkyti medžiagas, kad vėliau jas būtų galima lengvai rasti. Paprastai tai apima tam tikrą katalogavimo ar klasifikavimo sistemą. Norint įkelti ir klasifikuoti medžiagą, reikalingas efektyvių organizacinių įgūdžių turintis asmuo.
Dar viena skaitmeninio archyvaro pareiga – padėti žmonėms išgauti atitinkamus daiktus kompiuterinėje duomenų bazėje. Nors jo surenkama duomenų bazė turėtų būti lengvai naršoma, ne visi žmonės supras, kaip ja naudotis. Tokiu atveju skaitmeninis archyvaras padės supažindinti asmenį su duomenų baze ir padėti surasti konkretų elementą.
Be to, jis kartais gali atlikti pristatymus. Kadangi skaitmeninis archyvaras dažnai turi istorijos žinių, jis gana dažnai skaito paskaitas istorinėmis temomis, kurias jis nagrinėjo. Jei jis dirba universitete, jis skaitys paskaitas studentams. Bibliotekos darbo aplinkoje jis gali skaityti paskaitas lankytojams arba plačiajai visuomenei.