Spaudos sekretorius yra viešųjų ryšių profesionalas. Žiniasklaida gali atlikti svarbų vaidmenį ir turėti didelį poveikį tam tikroms agentūroms ir įmonėms, ypač susijusioms su vyriausybe. Dėl šios priežasties toks specialistas reikalingas, kad padėtų organizacijai išlaikyti teigiamą ir nuoseklų visuomenės įvaizdį ir nukreiptų organizaciją taip, kad ji galėtų efektyviai naudotis žiniasklaida bendraudama su visuomene.
Įprastos spaudos sekretorių pareigos apima naujienas ir visuomenės nuotaikas apie organizacijas, kuriose jie dirba. Jiems gali tekti atsakyti į žiniasklaidos šaltinių ar visuomenės narių užklausas. Taip pat įprasta, kad šie asmenys rašo kalbas, pranešimus spaudai ir galbūt dienoraščius. Kai kuriais atvejais organizacijos turi naudoti žiniasklaidą kaip priemonę, o spaudos sekretoriaus pareiga gali būti žinoti, kurios vietos yra geriausios ir kaip geriausiai su jomis susisiekti.
Yra įvairių lygių spaudos sekretoriai. Pavyzdžiui, Jungtinėse Valstijose (JAV) Baltuosiuose rūmuose yra spaudos biuras. Tame biure dirba įvairių savo karjeros lygių profesionalai. Tikslūs šių asmenų dienos poreikiai priklauso nuo jų padėties. Pavyzdžiui, spaudos sekretoriaus pavaduotojas greičiausiai turės kitokias pareigas nei vyriausiasis spaudos sekretorius.
Sekretorius spaudai gali būti ir organizacijos atstovas spaudai, tačiau taip būna ne visada. Kartais šie specialistai peržiūri ir parengia informaciją, kuri bus perduota žiniasklaidai arba per ją, tačiau jie gali asmeniškai neperduoti pranešimo. Vietoj to, jų vaidmuo gali būti užtikrinti, kad tie, kurie bendrauja su žiniasklaida ir visuomene, tai darytų taip, kad nekeltų pavojaus teigiamam organizacijos įvaizdžiui.
Spaudos sekretoriai paprastai įdarbinami organizacijose, kurioms žiniasklaida nuolat kreipia dėmesį, arba tokioje, kuri nuolat bendrauja su visuomene, pavyzdžiui, didelė korporacija, vyriausybinė agentūra ar pareigūnas. Tačiau reikia suprasti, kad vien pajamos paprastai neapsprendžia spaudos sekretoriaus poreikio. Pavyzdžiui, malūnas kasmet gali uždirbti kelis milijonus dolerių, tačiau kadangi su žiniasklaida mažai bendraujama ir jos reikalais domisi minimaliai, mažai tikėtina, kad malūnui prireiks sekretoriaus spaudai. Tačiau gali būti atvejų, kai laikinai pasamdomas spaudos sekretorius. Jei dėl kilusio ginčo malūnas staiga taps žiniasklaidos židiniu, jis gali nuspręsti, kad kol situacija aprims, būtina į savo kolektyvą įtraukti viešųjų ryšių specialistą.