Susitikimų planuotojas tvarko visas detales prieš verslo susitikimus ar suvažiavimus ir jų metu. Susitikimų planuotojai nusprendžia dėl susitikimų vietų ir atlieka visus užsakymus. Jie užsako ne tik susitikimų erdvę, bet ir pasirūpina pranešėjais bei maitinimo įstaigomis. Planuotojai turi įsitikinti, kad visa reikalinga garso ir vaizdo bei kompiuterinė įranga susitikimo vietoje yra laiku ir tinkamai veikia. Susitikimo planuotojas dalyvauja susitikime, kad pasveikintų dalyvius ir išspręstų visas problemas, taip pat išplatintų ir rinktų dalyvių komentarų korteles.
Susitikimo rezultatų stebėjimas yra svarbi susitikimų planuotojo dalis, todėl daugelis planuotojų dalyviams dalija komentarų korteles. Geri planuotojai visada stengiasi tobulinti savo įgūdžius. Susitikimo dalyvių komentarai gali padėti planuotojui rasti problemas, kurių jis nepastebėjo, kad tos pačios klaidos nepasikartotų būsimuose susitikimuose.
Planuotojas turi nepamiršti susitikimo tikslo, nes jis ar ji rengia visas renginio priemones. Pavyzdžiui, jei buvo rengiamas įmonės susirinkimas, kurio pagrindinis tikslas – pristatyti naują įmonės produktą vyresniesiems vadovams, planuotojas stengtųsi surasti pranešėjus, kurie būtų labiausiai išmanantys apie dalyką. Priklausomai nuo produkto, jis ar ji taip pat gali susitarti, kad produktus tinkamu metu susitikimo metu paskirstytų asistentas. Renginio metu susitikimo planuotojas gali pristatyti pranešėjus platformoje ar scenoje.
Susitikimų planuotojai turi pasirūpinti, kad renginiai atitiktų jiems skirtą biudžetą. Kad būtų išvengta atšaukimo ar kitų mokesčių, susitikimų planuotojas turi mokėti skirti pakankamai laiko vietai ir paslaugoms rezervuoti. Jis taip pat turi suprasti sutartis ir kaip iš kelių skirtingų firmų pateiktų pasiūlymų išsirinkti geriausią pasiūlymą. Susitikimų planuotojai paprastai privalo turėti bent bakalauro laipsnį.
Dalyvių registraciją kruopščiai tvarko susitikimo planuotojas. Susitikimų planuotojai privalo informuoti dalyvius apie susitikimų tvarkaraščius, taip pat pasirūpinti darbuotojų, dalyvaujančių susitikimuose už miesto ribų, apgyvendinimu ir pervežimu. Planuotojai taip pat turi užtikrinti, kad informacinės medžiagos, pvz., parodų brošiūros, būtų tinkamai atspausdintos ir pristatytos laiku.
Kelionės yra didelė daugelio susitikimų planuotojų karjeros dalis. Dauguma planuotojų apsistos gražiuose viešbučiuose, nes įmonių seminarai dažniausiai vyksta patrauklioje aplinkoje. Tačiau planuotojai turi stebėti sąrankos detales ir planuojamus įvykius susitikimo metu ir paprastai reikia pradėti darbą anksti ryte. Susitikimų planuotojas visada turi atsiminti net menkiausią dalyką, pavyzdžiui, įsitikinti, kad vardų žymos atkeliavo laiku ir yra tikslios.