Susitikimo tarpininkas gali atlikti įvairius vaidmenis, priklausomai nuo susitikimo tipo. Pavyzdžiui, jis gali būti atsakingas už protokolų įrašymą ir užtikrinimą, kad kalbos, diskusijos ar pristatymai būtų laikomi jiems skirtu laiku. Kai kuriuose susitikimuose gali būti nagrinėjamos prieštaringos ar emocingos temos, todėl šiuo atveju tarpininkas gali veikti kaip susitikimo moderatorius. Kita tipiška susitikimo vedėjo pareiga yra palaikyti dialogą aktualų pristabdant arba keičiant kryptį, kai pokalbis nukrypsta nuo vėžių. Paprastai jis padeda procesui ir jam vadovauja, nesistengdamas paveikti rezultato.
Organizacijos planuoja susitikimus dėl įvairių priežasčių. Tai yra standartinė daugelio tipų įmonių procedūra, o kitose susitikimai gali vykti rečiau. Susibūrimų tipai gali būti nuo kassavaitinių darbuotojų susitikimų iki įmonių rekolekcijų, kurios trunka keletą dienų. Susitikimai gali vykti biure, ne vietoje ir net internetu. Susitikimų tarpininkas gali būti darbuotojas, pavyzdžiui, administracijos darbuotojas, arba jis gali būti išorės konsultantas, pasamdytas specialiai susitikimams organizuoti ir vesti.
Prieš susitikimą susitikimo vadovas paprastai pasiruošia, nustatydamas ir ištirdamas visas susijusias problemas. Jis gali sudaryti darbotvarkę ir bendrauti su susitikimo dalyviais, informuodamas juos apie detales ir suteikdamas išankstinę informaciją, pvz., diskusijų temas. Dažnai tarpininkai pasirūpina logistikos detalėmis, tokiomis kaip susitikimo vietos įrengimas su būtiniausiais daiktais, tokiais kaip baldai, reikmenys ir gaivieji gėrimai.
Dažnai vadinamas moderatoriumi, susitikimo vadovas gali turėti klausimų sąrašą arba diskusijų klausimus. Paprastai jis pradeda dialogą ir gali skirti laiko, kai reikia, perkeldamas temą, kad paskatintų diskusiją. Dažnai jis nėra suinteresuotas rezultatu, bet veikia kaip nešališkas organizacijos agentas. Jis gali dalyvauti skatindamas diskusijas ir padėdamas tam tikriems asmenims prisidėti. Be asmeninių užrašų, jis taip pat gali naudoti didelę lentą ar kitas vaizdines priemones, kad papildytų diskusiją ir išplėstų idėjas.
Susitikimo tarpininkas dažnai veikia ir kaip susitikimo registratorius. Jis gali dalyvauti dialoge arba ne, bet pagrindinė jo funkcija yra protokolo įrašymas. Paprastai tai daroma rašant ar įvedant juos ranka arba naudojant įrašymo įrenginį. Vėliau registratorius gali perrašyti užrašus ir platinti posėdžio protokolus ar ataskaitas.
Viena iš gero susitikimų pagalbininko savybių yra gebėjimas būti nešališkam. Kiti naudingi įgūdžiai yra parodyti dėmesį detalėms ir padėti dalyviams laikytis jiems skirto laiko, o kartu pasiekti užsibrėžtų tikslų. Apskritai, veiksmingų susitikimų vedimas taip pat apima susitikimo vedėjo norą palaikyti ryšį su dalyviais ir padėti jiems imtis veiksmų siekiant bet kokių užsibrėžtų tikslų.