Sveikatos informacijos administratorius turi keturias pagrindines atsakomybės sritis: duomenų įvedimo procedūrų kūrimą, duomenų vientisumo valdymą, sistemos saugumą ir duomenų analizę. Sveikatos informacijos administratorius arba sveikatos informacijos vadybininkas yra apmokytas tvarkyti pacientų medicininius įrašus. Sveikatos informacijos administratoriai dirba ligoninėse, sveikatos priežiūros įstaigose, draudimo bendrovėse. Standartiniame sveikatos informacijos arba sveikatos įrašų skyriuje sveikatos informacijos administratorius turi keletą sveikatos informacijos technikų, atsakingų už duomenų įvedimą ir įprastinės analizės atlikimą.
Sveikatos informacijos administratoriaus tvarkoma informacija naudojama analizuojant išlaidas ir priimant sprendimus dėl sveikatos tendencijų, personalo ir įrangos pirkimo. Informacija turi būti tiksli, patikima ir saugi, atsižvelgiant į paciento konfidencialumą. Rinkoje yra daug įvairių sveikatos informacinių sistemų. Neretai sveikatos informacijos administratorius glaudžiai bendradarbiauja su sistemų pagalbiniais darbuotojais, kad sukurtų naujas ataskaitas ir pagerintų funkcionalumą, kad atitiktų unikalius poreikius.
Duomenų įvedimo procedūros – tai taisyklės ir veiksmai, kurių laikosi sveikatos informacijos technikai, įvesdami informaciją į sveikatos informacinę sistemą. Šios procedūros naudojamos siekiant sumažinti duomenų įvedimo klaidų riziką, užtikrinti nuoseklų konkrečių kodų naudojimą, kad atitiktų tikrąją informaciją, ir suteikti pagrindą visoms būsimoms ataskaitoms. Šių taisyklių sukūrimas ir priežiūra lemia bendrą duomenų kokybę ir turi tiesioginės įtakos informacijos tinkamumui naudoti.
Duomenų vientisumas yra svarbi funkcija, valdoma derinant verslo procesus ir sistemos taisykles. Verslo proceso taisyklės apibrėžia, kokia informacija ir kaip įrašoma. Duomenų įvedimo šaltinio dokumentaciją turi apibrėžti ir nuosekliai naudoti visi sveikatos informacijos technikai. Kompiuterines sistemas galima suprogramuoti taip, kad būtų užtikrinta, jog visi duomenų įvedimai atitiktų tam tikras taisykles, susijusias su simbolių skaičiumi, skaitinėmis grupėmis arba duomenų įvedimo pasikartojančiais patikrinimais. Šių funkcijų derinys užtikrins tam tikrą į sistemą įvestų duomenų kokybės kontrolę.
Sveikatos įrašuose pateikiama asmeninė informacija apie pacientą, tokia kaip amžius, lytis, tikslios atliktos procedūros, užsakyti tyrimai, gydytojo vardas ir pavardė bei specialybė, receptiniai vaistai. Visa ši informacija yra labai konfidenciali. Sveikatos informacinės sistemos saugumo lygis yra labai svarbus. Nors už fizinę apsaugą dažniausiai atsako informacinių technologijų darbuotojai, administratorius atsakingas ir už prieigą turinčių žmonių kontrolę, ir už tai, kokias tiksliai funkcijas jie gali atlikti. Daugelis sveikatos informacinių sistemų turi audito pėdsakus, kad būtų galima sekti kiekvieno paciento bylą prisijungusio personalo vardą ir pavardę.
Paskutinė sveikatos informacijos administratoriaus pareiga yra sistemos ataskaitų analizė. Jie atsakingi už tikslių ir išsamių ataskaitų teikimą vyresniajai vadovybei apie išlaidas, veiklą, pacientų demografinius rodiklius ir kitą reikalingą informaciją. Tai yra labai svarbi funkcija norint efektyviai priimti sprendimus tiek ligoninėje, tiek draudimo bendrovės aplinkoje.