Švietimo administratoriai dirba valstybinėse ir privačiose mokyklose, mokyklų rajonuose, kolegijose ir universitetuose, kad planuotų ir prižiūrėtų švietimo politiką. Administratorius taip pat samdo privačios ikimokyklinės įstaigos, muziejai ir bibliotekos, kad tvarkytų mokymo programas ir ugdymo programas. Švietimo administratoriaus vaidmuo yra organizuoti ir prižiūrėti programas, taip pat valdyti biudžeto paskirstymą ir išteklių paskirstymą. Išorinių ryšių su mokyklų tarybomis, vietos ir regionų valdžia bei tėvais dažnai reikalauja ir švietimo administratorius.
Švietimu pagrįstoje organizacijoje administratorius paprastai užima vadovaujančias pareigas, prižiūri mokytojus, pagalbinį personalą ir studentus. Šis vaidmuo apima mokytojų ir kitų darbuotojų mokymų darbo vietoje įgyvendinimą ir valdymą, taip pat tėvų ir mokytojų konferencijų koordinavimą. Atsižvelgiant į tai, kad švietimo administratoriaus darbas yra prižiūrimas, daugelis iš pradžių keletą metų įdarbinami mokytojais prieš paaukštindami. Administratorius dažnai yra atsakingas už visų mokyklos ar kitos švietimo įstaigos darbuotojų, įskaitant mokytojus ir pagalbines pareigas, samdymą ir priežiūrą.
Be dirbančių asmenų koordinavimo, administratoriai gali būti atsakingi už mokyklos biudžeto paskirstymą. Šis procesas apima bendradarbiavimą su mokyklos tarybos nariais ir vyriausybės atstovais, siekiant įsigyti ir valdyti piniginius išteklius. Privačioms mokykloms, muziejams ir bibliotekoms šis procesas reiškia bendradarbiavimą su biudžeto komitetais ir direktorių tarybomis paskirstant išteklius.
Mokyklos ar kitos įstaigos švietimo politikai paprastai vadovauja švietimo administratorius. Tai reiškia, kad reikia koordinuoti mokytojų pastangas, kad būtų užtikrinta bendra mokinių ugdymo kryptis. Tai taip pat gali apimti įvairių ugdymo programų, pvz., popamokinės veiklos, lengvosios atletikos ir kitų popamokinių programų, palengvinimą mokykloje. Švietimo administratorius yra asmuo, atsakingas už tai, kad visoms studentų programoms būtų reikalingas finansavimas, ištekliai ir darbuotojai.
Konkrečios švietimo administratoriaus darbo funkcijos skirsis priklausomai nuo įdarbinimo institucijos. Mokykloms šis darbas dažniausiai yra direktoriaus arba direktoriaus padėjėjo pareigos. Privačiose mokyklose ir įmonėse darbas gali būti programų direktorius arba vadovas. Bibliotekos ir muziejai dažnai įdarbina administratorius kaip instrukcijų koordinatorius. Kolegijose ir universitetuose švietimo administratoriai dirba visuose valdymo struktūros lygmenyse – kaip priėmimo pareigūnai, katedrų vedėjai, dekanai ir provostai.
Kasdieninė švietimo administratorių veikla paprastai apima susitikimus su mokytojais, tėvais ir mokyklos darbuotojais. Darbas atliekamas biuro aplinkoje, dažnai reikia tvarkyti dokumentus. Nors darbe yra įprasta darbo diena ir darbo savaitė, dažnai būtini susitikimai po darbo valandų ir dalyvavimas mokyklos renginiuose.