Įvairiose įmonėse techniniai tarnautojai gali atlikti šiek tiek skirtingus darbus, tačiau dažniausiai jų darbas daug dėmesio skiria dokumentų, tiek popierinių failų, tiek skaitmeninių duomenų bazių, registravimui; jie taip pat gali dalyvauti faktiškai kuriant kompiuterinius archyvus ir sistemas, kad padidintų jų konkrečios aplinkos efektyvumą. Daugeliu atvejų šis darbas taip pat apima daug raštinės ir pagrindinių administracinių pareigų, todėl kai kurie žmonės šias pareigas prilygino pagrindinio sekretoriaus pareigoms. Nors pareigybių aprašymai dažnai sutampa, daugeliui techninių pareigybių reikia gilesnių informacijos inžinerijos žinių, o ne paprasto dokumentų valdymo. Tokie specialistai taip pat dažnai kviečiami taisyti ir kartais redaguoti techninius dokumentus ir vadovus, o tai nėra kažkas, ko dauguma standartinių administratoriaus padėjėjų daro, ir dažnai jie turi padėti užtikrinti, kad visos dokumentų rinkimo sistemos atitiktų atitinkamas taisykles ir reglamentas.
Pagrindinio darbo nustatymas
Daugeliu atvejų techniniai tarnautojai yra pagalbiniai specialistai, padedantys apdoroti ir kaupti labai techninę ir specifinę informaciją, todėl dažniausiai tokį darbą galima rasti pramonės šakose, kuriose daug dokumentų reikia ir kurioms keliami dideli reikalavimai. Statybos inžinerijos įmonės yra vieni iš labiausiai paplitusių darbdavių, kartu su generaliniais rangovais. Programinės įrangos įmonėms ir korporacijoms, kurios pirmiausia parduoda skaitmeninių duomenų bazių sprendimus, taip pat gali prireikti žmonių, turinčių tokią patirtį. Kai kurios medicinos įmonės, tokios kaip ligoninės ir draudimo bendrovės, taip pat turi darbo vietų. Darbas skirtingose vietose atrodys skirtingai, tačiau pagrindinės užduotys ir pareigos dažniausiai yra vienodos.
Dokumentų pildymas
Dokumentų tvarkymas paprastai yra vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos atlieka techninio klerko profesijos žmonės. Tai gali apimti bet ką – nuo dokumentų gavimo iki jų apdorojimo kaip „gautų“ ir saugojimo, svarbių failų išsiuntimo iš įmonės ar biuro kitiems ir gavimo sekimo bei gavimo užtikrinimo.
Kai kurie iš svarbiausių dokumentų yra susiję su personalu, įskaitant pradinius darbuotojo dokumentus, mokymo įrašus ir visas pastabas apie darbuotojų drausmines priemones. Be to, dauguma tarnautojų darbų yra susiję su dokumentų, kuriuose išvardijami reikalavimai projektams ir bet kokie veiklos pakeitimai, tvarkymas, užtikrinant, kad būtų laikomasi taisyklių ir terminų. Šie dokumentai paprastai turi būti nuolat atnaujinami ir lengvai prieinami, kad atsakingi asmenys galėtų su jais susipažinti bet kuriuo metu.
Skaitmeninė duomenų bazė
Paprastai pildoma ne tik popieriniais dokumentais. Taip pat paprastai tikimasi, kad šias pareigas einantis asmuo gebės naudotis technologijomis dokumentams tvarkyti. Šio tipo darbuotojai paprastai turėtų sugebėti nustatyti, kuri programinė įranga būtų naudinga, ir žinoti, kaip naudotis įvairiomis programomis. Į susijusias užduotis dažnai įeina programinės įrangos diegimas ir trikčių šalinimas, kai reikia, taip pat duomenų bazių kūrimas ir atnaujinimas. Techninį išsilavinimą turintys darbuotojai taip pat gali padėti bendradarbiams atlikti kitas su kompiuteriu susijusias technines užduotis, ypač susijusias su internetinėmis ataskaitų teikimo ar rinkmenų sistemomis.
Sistemų projektavimas ir efektyvumo didinimas
Priklausomai nuo organizacijos, šias pareigas einančio tarnautojo taip pat gali būti paprašyta sukurti rinkmenų ir dokumentų valdymo sistemas nuo nulio. Tokio pobūdžio užduotys dažnai yra susijusios su dokumentų inžinerija, o pagrindinis tarnautojo vaidmuo paprastai yra rasti būdų, kaip padaryti sistemas veiksmingesnes ir patogesnes vartotojui.
Priklausomai nuo konteksto, jis arba ji taip pat gali padėti įmonei laikytis reikalingų dokumentų saugojimo ir padavimo įstatymų. Įmonėms, užsiimančioms tokiais dalykais kaip neskelbtina finansinė informacija ar sveikatos duomenys, dažnai taikomi aukštesni standartai ir jos turi laikytis tam tikrų taisyklių – taisyklių, kurios gali periodiškai keistis. Tarnautojai dažnai yra atsakingi už atitinkamų taisyklių laikymąsi ir padeda užtikrinti, kad sistemos atitiktų reikalavimus.
Korektūra ir redagavimas
Kai kuriais atvejais techninės patirties turintys tarnautojai netgi padeda kurti ir redaguoti techninius vadovus, kad užtikrintų informacijos tikslią informaciją. Korektūra ir redagavimas yra didelė proceso dalis, tačiau kai kuriais atvejais tokių specialistų gali būti paprašyta sukurti vadovus ar vadovus (dažniausiai tokiems dalykams kaip dokumentų navigacijos sistemos), kuriuos būtų galima plačiai platinti darbuotojams ir kitiems, naudojantiems programą. klausimas.
Pagrindinės raštvedybos užduotys
Panašiai kaip ir kitų tipų tarnautojai, techninis tarnautojas paprastai turi atlikti kai kurias kanceliarines užduotis visą dieną. Tai reiškia, kad specialistai gali tikėtis atsiliepti telefonu ir atsakyti į užduotą klausimą arba peradresuoti skambinantįjį kam nors kitam. Jie taip pat gali pasisveikinti su žmonėmis, kurie apsilanko biure, ir kartais būti pirmaisiais kontaktais su įmone. Papildomos raštvedybos užduotys gali būti faksogramų siuntimas, el. pašto siuntimas ir korespondencijos tvarkymas.