Viešbučių pirkimo vadybininkas derasi dėl sutarčių su tiekėjais ir valdo daugelį kasdienės veiklos elementų konkrečioje vietoje ar viešbučių tinkle. Kandidatai į šias darbo vietas paprastai turi būti baigę verslo administravimo, svetingumo vadybos ar susijusios temos bakalauro laipsnį. Be to, daugelis darbdavių nori samdyti asmenis, turinčius ankstesnės viešbučių ar svetingumo pramonės patirties.
Viešbučiai reguliariai perka maisto ir gėrimų atsargas iš pardavėjų, o šie maisto produktai parduodami vidaus parduotuvėse arba bare ir restorane. Viešbučio pirkimo vadybininkas turi susisiekti su platinimo įmonėmis ir derėtis dėl sandorių, kad masiniai prekių užsakymai būtų pristatyti į svetainę. Tai darydamas valdytojas turi užtikrinti, kad pastate būtų pakankamai vietos šioms prekėms laikyti ir kad atsargos nepasibaigs prieš jas naudojant. Tiekimo sutartys gali galioti savaites, mėnesius ar metus, o laikui bėgant viešbučių pirkimo vadybininkas gali bandyti iš naujo derėtis dėl tokių sandorių, jei kiti tiekėjai pradės siūlyti pigesnius tiekimo paketus.
Be greitai gendančių prekių, viešbučių pirkimo vadybininkas turi įsigyti ir ilgalaikio vartojimo prekių, tokių kaip baldai, patalynė ir kompiuterinė įranga. Prieš susitardamas dėl tiekimo, vadovas gali pradėti derybas su keliomis įmonėmis. Kai kurių rūšių prekės ir įranga perkamos retai, tokiu atveju tiekimo sandoriai dažnai yra vienkartiniai įvykiai. Kitų tipų ilgalaikio vartojimo prekes reikia palyginti greitai pakeisti dėl intensyvaus naudojimo. Tokiu atveju vadovas gali sudaryti ilgalaikę sutartį su konkrečiu pardavėju.
Įsigijęs reikiamas prekes, vadovas turi palaikyti ryšį su restorano, baro ir parduotuvės vadovais bei nustatyti įvairių prekių, kurias gali įsigyti viešbučio svečiai, kainas. Valdytojai stengiasi nustatyti prekių konkurencingas kainas, kad svečiai nesusigundytų išeiti iš pastato ir pirkti tos pačios rūšies prekes iš netoliese esančių mažmenininkų. Nepaisant bandymų išlaikyti žemas kainas, vadovai taip pat turi užtikrinti, kad prekių pardavimo kaina būtų pakankamai didelė, kad padengtų atsargų pirkimo išlaidas ir kitas išlaidas, pvz., pardavimo mokestį.
Dideliuose viešbučių tinkluose viešbučių pirkimo vadybininkas gali vadovauti perkančiųjų partnerių komandai, kurių kiekvienam pavesta valdyti vieną vietą arba vieno tipo produktą. Vadovai turi užtikrinti, kad nebūtų viršytos bendros biudžeto ribos. Kad tai pasiektų, vadovui gali tekti skirti laiko mokydamas partnerius apie derybų metodus ir strategijas.