Viešųjų įrašų sekretorius tvarko vyriausybės ar viešųjų įstaigų bylas ir įrašus. Ji gali būti atsakinga už mažos vietos bendruomenės arba didesnio regiono ar apylinkių dokumentus. Kai kuriose pareigose tarnautojas taip pat gali būti atsakingas už naujos informacijos, kuri tampa biuro duomenų bazės dalimi, įrašymą.
Šio darbo pareigos skiriasi priklausomai nuo viešųjų registrų biuro geografinės padėties. Kiekvienoje šalyje ir jurisdikcijoje viešieji įrašai apibrėžiami ir organizuojami skirtingai. Kai kurios viešosios organizacijos įrašo ir archyvuoja tik asmeninę informaciją, pvz., gimimo ir mirties liudijimus, santuokos ir civilinės sąjungos licencijas ir skyrybų dekretus. Kiti daugiausia dėmesio skiria informacijos apie žemės ir nekilnojamojo turto pardavimą ar perdavimą, rajonų suskirstymą į zoną, viešosios žemės naudojimą ir bendrą demografinę informaciją rinkimui. Kai kuriais atvejais viena agentūra gali tvarkyti visus viešuosius įrašus.
Daugelį metų viešųjų įrašų tarnautojas paprastai turėjo rinkti ir tvarkyti visų įrašų ir dokumentų popierines kopijas. Devintajame dešimtmetyje daugelis įrašų buvo perkelti į mikrofišą, kad būtų lengviau saugoti ir pasiekti. Maždaug po dešimtmečio kompiuterio standžiojo disko saugykla pakeitė mikrofišą kaip pageidaujamą viešųjų įrašų saugojimo ir apsaugos sistemą. Remiantis šiais pasiekimais, vystėsi viešųjų registrų darbuotojo darbas. Dabar paprastai tikimasi, kad ji turės kompiuterinių įgūdžių, leidžiančių įrašyti, pasiekti ir skleisti informaciją. Kai kuriais atvejais failai mikrofišoje ir popieriuje vis dar perkeliami į kompiuterinę duomenų bazę. Paprastai tai taip pat yra jos darbo dalis.
Kadangi daugelis viešųjų įrašų yra prieinami internete, viešųjų įrašų tarnautojas dažnai turi padėti žmonėms juos pasiekti. Tam dažnai reikia teikti pagalbą telefonu arba el. paštu. Kai kuriais atvejais ji turėtų surinkti mokesčius už dokumentų kopijas, kurių prašoma internetu arba paštu.
Nors terminas „viešieji įrašai“ reiškia, kad juose esanti informacija yra lengvai prieinama plačiajai visuomenei, dažniausiai taip nėra. Taisyklės, reglamentuojančios, kurie įrašai yra prieinami plačiajai visuomenei, skiriasi priklausomai nuo regiono. Paprastai tikimasi, kad viešųjų įrašų tarnautojas žinos, kurie įrašai yra prieinami viešam patikrinimui, o kuriuos gali peržiūrėti tik tie, kuriems yra išduoti šaukimai arba sprendimai, leidžiantys juos išleisti.
Viešųjų registrų darbuotojo pareigoms paprastai reikia vidurinės mokyklos diplomo arba lygiaverčio diplomo. Dažnai pageidautina turėti kompiuterinių technologijų žinių ar patirties. Paprastai reikalingi geri viešųjų ryšių įgūdžiai, taip pat tvirti failų ir įrašų tvarkymo įgūdžiai. Kai kurie darbdaviai reikalauja darbo patirties ryšių su klientais arba administracinės pagalbos srityse.