Pirkimų administratorius prižiūri paslaugų gavimo iš pardavėjo procesą, taip pat valdo pirkimų ir pirkimo personalą. Šio profesionalo vaidmuo reikalauja išmanyti įmonės paslaugų ir prekių pirkimo procedūras. Įmonės dažnai ieško būdų, kaip įsigyti prekių už konkurencingą kainą, o pirkimų administratoriaus pareiga yra prižiūrėti procesus, susijusius su tų įsigijimų vykdymu.
Pirkimų skyriaus administratorius yra atsakingas už kasdienės įmonės pirkimų ir pirkimų skyriaus operacijų valdymą. Jis yra atsakingas už personalo priežiūrą ir sutarčių peržiūrą. Administratorius taip pat peržiūri pirkimo reikalavimus sutartims, kai įmonė kreipiasi prekių ir paslaugų iš pardavėjų. Pasitaiko atvejų, kai pirkimų skyrius peržiūrės tiekėjų kvalifikaciją, siekdamas užtikrinti, kad būtų naudojama geriausia ir patikimiausia paslauga.
Daugumoje įmonių pirkimų administratorius yra tiesiogiai pavaldus vyresniajam vadovui. Administratorius, sudarydamas prekių ir paslaugų sutartis, turi atsižvelgti į įmonės fiskalinį statusą ir galimybes. Jis taip pat dažnai yra atsakingas už susitikimų dėl naujų darbuotojų samdymo, personalo klausimų ir techninių pirkimo ar pirkimų skyriaus poreikių vedimą. Administratoriai taip pat gali paskirti, prižiūrėti ir peržiūrėti pirkimų operacijų personalo darbą.
Pirkimų administratorius gali reguliariai susitikti su vyresniąja vadovybe, kad sužinotų apie bet kokius pirkimo proceso pokyčius. Administratoriai taip pat gali pasiūlyti instrukcijas ir mokymus pirkimų personalui, taip pat atvykstantiems pirkėjams ir pardavėjams. Jie taip pat gali peržiūrėti paslaugų ir sutarčių pasiūlymus, kad įsitikintų, jog tie pasiūlymai atitinka dabartinę viešųjų pirkimų politiką.
Pirkimų administratoriui svarbūs analitiniai įgūdžiai, todėl jam gali tekti greitai peržiūrėti sutartis, kad nustatytų bet kokias iškilusias problemas. Administratoriai taip pat turi mokėti efektyviai naudotis kompiuterinėmis programomis ir gerai išmanyti įmonės naudojamą viešųjų pirkimų informacinę sistemą. Pirkimų informacinės sistemos dažnai naudojamos detalioms pirkimo ataskaitoms kurti.
Pirkimų administratorius taip pat atlieka kaštų analizę ir dirba su įmonės pirkimų biudžetais. Biudžeto sudarymas yra esminis veiksmingo viešųjų pirkimų proceso ir visos įmonės valdymo komponentas. Administratorius turi naudoti efektyvius bendravimo įgūdžius ir gebėti demonstruoti aukšto lygio žinias apie sutarties ir pirkimų procesą.