Įmonės turi išlaikyti sveiką pelno lygį, o griežtų biudžeto protokolų, susijusių su išlaidomis, sudarymas yra šio proceso dalis. Pirkimų skyriuje ši atsakomybė tenka pirkimų analitikui. Jis arba ji veiks kaip ryšiai tarp savo organizacijos, organizacijos finansų skyriaus ir įmonės pardavėjų ar potencialių pardavėjų. Pirkimų analitikas, atsakingas už pirkimų gairių nustatymą ir jų laikymąsi, prisideda prie bendros organizacijos finansinės strategijos. Potencialių ir įsitvirtinusių pardavėjų įvertinimas yra šio proceso dalis, taip pat derybos dėl sutarčių ir kainų dėl prekių, paslaugų ar prekių įsigijimo.
Viešųjų pirkimų analitikas dažnai užpildo informacijos užklausas (RFI), kurios vertinimo įrankyje naudojami duomenims, kurie tiksliai įvertina potencialių pardavėjų stipriąsias puses ir gebėjimus, taip pat atskleidžia visus trūkumus, kurie gali turėti įtakos analitiko organizacijos finansinei strategijai, rinkti. Be to, jis arba ji taip pat gali rengti pasiūlymų užklausas (RPP), prašydamas tiekėjų teikti pasiūlymus dėl paslaugų, prekių ar prekių, siekdamas paremti organizacijos tikslus. Surinkęs duomenis į RFI ir RFP, jis arba ji analizuos turimą informaciją, kad galėtų nuspręsti dėl pardavėjų ir paprastai pasirinks vieną ar daugiau tiekėjų sutarčiai.
Derybos yra kitas proceso etapas, kurio metu pirkimų analitikas derasi su pasirinktais tiekėjais dėl sutarties sąlygų. Šis procesas paprastai yra orientuotas į aiškių abiejų šalių lūkesčių dokumentavimą ir galutinių kainodaros struktūrų nustatymą. Be to, pirkimų analitikas dažnai yra atsakingas už visų sutarčių tarp savo organizacijos ir jos pardavėjų rengimą ir atnaujinimą. Galutinėse sutartyse turės būti nurodytos visos susitarime išdėstytos gairės ir sąlygos, įskaitant, bet tuo neapsiribojant, įsigytas prekes ir paslaugas, sutarties trukmę, numatomą prekių ar paslaugų pristatymo terminą, kokybės ir kiekių lūkesčius ir aiškias nuostatas. mokėjimo sąlygos.
Labai svarbu užmegzti darbinius santykius su pardavėju, o sukūręs pirkimų analitikas naudos savo duomenų analizės galimybes, kad palygintų tiekėjo sąlygas ir našumą su rinkos duomenimis. Analizuojant esamas rinkos tendencijas ir prognozuojant būsimą prekių ir paslaugų našumą atviroje rinkoje, bus gauti atitinkami duomenys, naudojami rekomenduoti pirkimo strategijas, atitinkančias organizacijos finansinius tikslus. Todėl viešųjų pirkimų analitikas praleis daug laiko neapdorotus duomenis paversdamas informacija, kurią būtų galima panaudoti priimant sprendimus.