Pirkimų asistentas atlieka esmines pareigas pramonės šakose, kurioms reikalingas nuolatinis prekių tiekimas, pavyzdžiui, gamybos įmonėse. Ši administracinė padėtis užtikrina, kad darbuotojai turėtų pakankamai medžiagų efektyviam produktyvumui užtikrinti, o išlaidos bus mažesnės, kad bendras įmonės pelnas būtų didesnis. Viešųjų pirkimų padėjėjai turi gerai mokėti rašytinį ir sakytinį žodį, taip pat mokėti matematinius skaičiavimus.
Pagrindinė pirkimų asistento pareiga yra medžiagų pirkimo planavimas ir atvykimo laiko įvertinimas. Įmonės negali pritrūkti būtinų elementų, kad sukurtų labai pageidaujamą produktą, pavyzdžiui, vidinių mobiliojo telefono komponentų. Asistentas tikrina esamas atsargas ir stebi jo išeikvojimą tiek popieriuje, tiek elektroninėse bylose, tiek fiziniame sandėlyje. Esant žemam atsargų lygiui, reikia pirkti iš konkretaus pardavėjo, kad būtų galima laiku išsiųsti siuntą, kad būtų išvengta bet kokių atsargų spragų.
Užsakymo tikslumas yra būtinas sėkmingam pirkimo asistentui. Kiekvienos prekės kiekis turi būti patvirtintas prieš pateikiant pirkimo užsakymą pardavėjui. Netikėta rašybos klaida ar klaida gali netyčia pakeisti užsakymą nuo 44 iki 444 prekių, todėl įmonei gali atsirasti didelių išlaidų ir perteklinis atsargų kiekis.
Gavęs siuntą, pirkimų asistentas turi patikrinti, ar išsiųstų prekių kiekis ir tipas atitinka pirkimo užsakymą. Bet kokie pirkimo užsakymo nukrypimai turi būti pašalinti susisiekus su pardavėju. Asistentas turi turėti aštrių bendravimo įgūdžių, kad galėtų išspręsti bet kokius siuntos nesusipratimus. Bendravimas su pardavėjais gali vykti skambinant telefonu, el. paštu arba faksu.
Kita svarbi pirkimų asistento pareiga – surasti naujus pardavėjus su kokybiškais produktais ir mažomis sąnaudomis. Medžiagų sąnaudos linkusios didėti didėjant infliacijai, todėl bendras pagamintas produktas turi didesnę kainą. Viešųjų pirkimų padėjėjai gali rasti alternatyvių medžiagų pardavėjų, naudodamiesi pramonės tinklais, kad tiektų prekes pigiau. Asistentas netgi gali turėti konferencinių pokalbių su savo vadovais ir galimu nauju pardavėju, kad sudarytų verslo sutartį.
Priklausomai nuo pramonės, pirkimų asistentas gali būti susipažinęs su vyriausybės muitinės įstatymais, taikomais importuojant medžiagas. Daugelis įmonių naudoja medžiagas iš kitų šalių, sumažindamos esminių dalių išlaidas. Dalių importavimas užtrunka daugiau laiko nei medžiagų perkėlimas šalies viduje, todėl padėjėjas turės atsižvelgti į papildomą siuntimo laiką, kad nenutrūktų gamyba.
Šis asistentas taip pat paprastai patvirtina apmokėjimą už gautas prekes. Bet kokie ginčai dėl siuntos nebus apmokėti, kol pirkimo asistentas neišspręs ir nepatvirtins pirkimo-pardavimo sąskaitos. Padėjėjui gali tekti pakartotinai fiziškai skaičiuoti atsargas, kad išspręstų kiekio neatitikimus, dėl kurių reikia judriai judėti per atsargų dėžes ar sandėlius.