Vadovo padėjėjas savo karjerą skiria padėti įmonės pareigūnui, paprastai teikdamas profesionalias konsultacijas ir administracinę pagalbą. Nors su darbu susijusios pareigos skiriasi priklausomai nuo konkrečioje įmonėje vyraujančios kultūros, yra keletas pagrindinių užduočių, kurias atlieka visi padėjėjai. Dauguma jų yra susiję su sekretorės darbu, planavimu ir kontaktų valdymu. Daugelis vadovų su savo padėjėjais elgiasi kaip su žmonėmis, kurie ieško idėjų, rekomendacijų ir konfidencialios pagalbos. Jie padeda viskuo – nuo kopijavimo iki spaudos pranešimų.
Hierarchija
Įmonės, turinčios vadovų padėjėjus, paprastai kiekvienam vadovui paskiria po vieną padėjėją. Asistentas yra atsakingas už tiesioginio vadovo pareigas einančio vadovo pavestas užduotis. Daugeliu atvejų padėjėjai turi stalus prie pat vadovų biuro, kad būtų kuo lengviau pasiekiami.
Vadovų padėjėjai paprastai atsako tik savo įvardytam viršininkui. Jie veikia kaip šio asmens patikėtinis ir biuro pagalbininkas. Viską, ką reikia padaryti vadovui, padaro asistentas. Jie gali lydėti savo vadovą į verslo susitikimus ir yra atsakingi už informacijos apie kitus dalyvius žinojimą. Atsižvelgiant į vadovo poreikius, padėjėjai taip pat gali atvykti į verslo keliones. Eidamas šias pareigas, padėjėjas paprastai yra atsakingas už vadovo tvarkaraščio tvarkymą, susitikimų organizavimą ir užtikrinimą, kad jis ar ji perskaitė tinkamą instruktažą ir yra pasirengęs pateikti reikiamus pranešimus ar pastabas.
Kanceliarinės pareigos
Ne viskas, kas susiję su darbu, yra taip žavinga, kaip kelionės ir aukšto lygio susitikimai. Daugelis vadovo padėjėjo kasdienių užduočių yra kanceliarinio pobūdžio. Padėjėjai paprastai yra atsakingi už savo viršininko dokumentų tvarkymą. Tai apima paštą, korespondenciją tarp biurų ir pagrindinį dokumentų pildymą. Padėjėjas taip pat gali būti pakviestas tvarkyti kalendorių, sekti susitikimų laiką, oficialius susitikimus ir svarbius kontaktus.
Valdymo reikalavimai
Priklausomai nuo įmonės struktūros ir dydžio, vadovo padėjėjas gali turėti vieną ar kelis savo padėjėjus, kurie padėtų atlikti darbo krūvį. Paprastai tai yra sekretoriai arba daugiau pradinio lygio kanceliarijos bendradarbiai. Vadovo padėjėjas paprastai yra atsakingas už savo užduočių tvarkymą ir prireikus deleguoja jiems užduotis.
Daugeliu atvejų įmonės vadovas beveik neturi jokios įtakos dėl sekretoriaus struktūros, kurią nustato jo padėjėjas. Sprendimai dėl drausmės, pagyrimų ir pakėlimų dažnai paliekami asistento nuožiūrai, dažnai pasikonsultavus su įmonės žmogiškųjų išteklių skyriumi.
Mokymai ir patirtis
Norint užsitikrinti vykdomojo asistento darbą, paprastai reikia mokymo ir praktinės patirties derinio. Apskritai vadovai tikisi, kad jų padėjėjai bus įmonės politikos ir procedūrų ekspertai, taip pat įgudę atlikti pagrindines biuro funkcijas. Neįprasta, kad darbuotojas, dirbęs kitas pareigas įmonės struktūroje, tampa vadovo padėjėju. Pavyzdžiui, daugelis žemesnio lygio sekretorių įgyja vadovo padėjėjo statusą po kelerių metų tvirto darbo.
Daugelis kompanijų nori, kad padėjėjai turėtų tam tikrą laipsnį. Vadybos, žmogiškųjų išteklių ar net sociologijos kursai gali būti naudingi, tačiau dažniausiai pakanka turėti kažkokį išsilavinimą. Įmonių samdymo vadybininkai koleginį išsilavinimą dažnai laiko labiau prestižo ir bendro intelekto ženklu, o ne konkrečių su darbu susijusių žinių šaltiniu.
Tačiau tai nereiškia, kad norint tapti vadovo padėjėju reikalingas kolegijos laipsnis. Daugeliu atvejų patirtis yra svarbesnė už formalų išsilavinimą. Nors iš karto po vidurinės mokyklos gali būti sunku įsidarbinti vadovo pareigose, asmuo, turintis tik vidurinės mokyklos diplomą, daug metų dirbęs pagalbiniu personalu įmonės aplinkoje, gali būti patraukliausias kandidatas. Įmonės dažnai labiau domisi tuo, kaip gerai kandidatas gali atlikti darbą, nei mokyklos, nurodytos gyvenimo aprašyme.
Prestižas ir privalumai
Vadovų padėjėjai paprastai laikomi šiek tiek elitiniais, bent jau kalbant apie pagalbinį personalą. Jie linkę turėti privilegijų, kuriomis nesidalina kiti administracijos padėjėjai, tiek išteklių, tiek atlyginimo atžvilgiu. Kai kuriose įmonėse ilgą darbo stažą dirbantis vadovo padėjėjas gali dalyvauti pensijų programose arba gauti kitas lengvatas, kurios nėra prieinamos žemesnes pareigas užimantiems darbuotojams.
Santykiai su asmeniniais asistentais
Kai kuriais atvejais vadovų padėjėjai taip pat gali atlikti tam tikras asmenines pareigas, pavyzdžiui, pasiimti cheminį valymą arba organizuoti šeimos augintinio atostogas. Tačiau tai nėra įprasti darbo įsipareigojimai. Dažniausiai tokie ne biuro darbai yra asmeninio asistento užduotys. Gali būti lengva supainioti asmeninius ir vadovų padėjėjus, nors jų darbas techniškai skiriasi. Vienintelis oficialus vadovo padėjėjo vaidmuo yra padėti viršininkui sėkmingai dirbti. Kita vertus, asmeninis asistentas paprastai yra atsakingas už tai, kad padėtų svarbiam asmeniui apskritai organizuoti savo gyvenimą tiek asmeniškai, tiek profesinėje srityje.