Bet kuriai asmeninę informaciją renkančiai įmonei reikalingas būdas tą informaciją valdyti ir užtikrinti, kad ji būtų naudojama atsakingai. Tokiai įmonei taip pat reikalinga sistema, kuri informuotų žmones, kokie duomenys renkami ir kaip jie saugomi. Už šių pastangų priežiūrą atsakingas asmuo yra vyriausiasis privatumo pareigūnas. Vyriausiasis privatumo pareigūnas arba CPO yra vadovas, atsakingas už duomenų valdymą ir santykius su vartotojais. Jis yra atsakingas už tai, kad įmonės duomenų rinkimas ir saugojimas atitiktų įstatymus, o klientai jaustųsi saugūs ir toliau dalindamiesi savo asmenine informacija su įmone.
Tai, kas laikoma „asmenine informacija“, nuolat kinta. Įstatymai ir taisyklės daugelyje pasaulio šalių apibrėžia asmens identifikavimą ir nustato jo naudojimo bei rinkimo taisykles, tačiau apibrėžimai ne visada yra nuoseklūs. Kai kurie asmeniniai duomenys turi būti apsaugoti beveik visur, pavyzdžiui, socialinio draudimo ar mokesčių identifikavimo numeriai, sveikatos įrašai ir informacija. Daug dviprasmiškiau yra tai, ar tokie duomenys kaip interneto naršymo istorija, pirkimo modeliai ir finansinė informacija turi būti laikomi pakankamai privačiais, kad būtų apsaugoti.
Įstatymai, tokie kaip Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymas Jungtinėse Valstijose ir ES duomenų apsaugos direktyva, įgyvendinta visose Europos Sąjungos valstybėse narėse, nustato tam tikras gaires dėl tinkamos duomenų apsaugos praktikos. Duomenų apsaugos įstatymai taip pat nuolat keičiami ir atnaujinami keičiantis technologijoms. Vyriausiojo privatumo pareigūno darbas apima įmonės duomenų apsaugos praktikos nustatymą ir užtikrinimą, kad ji atitiktų bet kurios jurisdikcijos, kurioje įmonė vykdo veiklą, teisinius standartus. Kadangi didžioji darbo dalis yra reglamentuojama, daugelis vyriausiųjų privatumo pareigūnų yra teisininkai, tačiau jie neprivalo būti teisininkai.
Vyriausiasis privatumo pareigūnas taip pat yra atsakingas už sąveiką su klientais ir klientais, kad užtikrintų, jog (1) jų duomenys yra apsaugoti, (2) kad apsauga yra tinkama ir (3) jie turėtų toliau teikti duomenis. Nuo interneto atsiradimo ir jo įsiskverbimo į kasdienį gyvenimą duomenų rinkimas tapo toks pat svarbus kaip ir duomenų saugojimas. Iš pradžių įmonei prireikė tik vyriausiojo privatumo pareigūno, jei ji saugodavo neskelbtiną informaciją kartu su įprasta veikla, kaip tai būtų finansų įstaiga ar sveikatos priežiūros įmonė. Tačiau internetiniame pasaulyje informacija dažnai yra pagrindinė valiuta.
Internetu veikiančios įmonės gali stebėti, kas lankėsi jų svetainėse ir iš kur jie atvyko. Jie gali įmesti slapukus į lankytojų kompiuterius, kad pamatytų, kur lankytojai eina toliau, ir sukurti interneto reklamas, kurios būtų rodomos pagal tam tikras vartotojo charakteristikas ir laikui bėgant sujungtus duomenis. Dažnai įmonės taip pat gali saugoti klientų failus ir informaciją internete, todėl jų galima ieškoti, bet taip pat lengviau netyčia atskleisti.
Paprastai įmonei naudingiausia naudoti archyvavimo programas, interneto rinkimo įrankius ir internetinį stebėjimą, kad išliktų konkurencinga. Tai yra vyriausiasis privatumo pareigūnas, kuris užtikrina, kad bendrovės praktika būtų patikima ir gerai informuojama visuomenė. Kad įmonė būtų apsaugota, turi būti vykdoma priežiūra, o visuomenė ir toliau dalintųsi jos duomenimis, reikia pasitikėjimo. Pagrindinė privatumo pareigūno pareiga yra tenkinti abu.