Administracinės išlaidos – tai išlaidos, nesusijusios su konkrečia verslo sritimi, pavyzdžiui, rinkodara ar gamyba. Svarbu tiksliai numatyti administracinių išlaidų biudžetą, nes verslo administravimas dažnai yra efektyvios veiklos pagrindas. Norint apskaičiuoti administracines išlaidas, būtina tinkamai vesti apskaitą ir atsižvelgti į visus galimus kintamuosius. Turint gerus įrašus, išlaidas apskaičiuoti taip paprasta, kaip susumuoti kvitų sumas.
Fiksuotos administracinės išlaidos yra tokios, kurios paprastai nesikeičia kiekvieną mėnesį. Tai gali apimti tokius dalykus kaip telefono sąskaitos, atlyginimas ar draudimo išlaidos. Nors jos gali periodiškai keistis, pavyzdžiui, samdant ar prarandant darbuotoją, šios išlaidos paprastai nesikeičia kiekvieną mėnesį.
Į kintamąsias išlaidas gali būti įtrauktos kai kurios pusiau fiksuotos išlaidos, pvz., sąskaitos už dujas ar elektrą. Nors jie gali šiek tiek skirtis kiekvieną mėnesį, jie paprastai išliks artimo diapazono ribose. Norėdami tinkamai atsižvelgti į pusiau fiksuotas išlaidas, pabandykite sukurti vidutines mėnesines išlaidas, sudėjus metų išlaidas ir padalijus iš 12. Taip gausite adekvatų supratimą apie mėnesio ar ketvirčio išlaidas.
Pasiūlos poreikiai kartais gali keistis, todėl gali skirtis administracinės išlaidos. Apskaičiuojant atsargas gali būti įtrauktos tokios prekės, kaip popierius, dažai ar pašto reikmenys, bet gali būti įtrauktas ir didesnis pirkimas, pvz., nauji kompiuteriai, biuro baldai ar dujos įmonės transporto priemonėms. Geras įrašų tvarkymas yra labai svarbus norint stebėti tiekimo užsakymų kainą ir reguliarumą. Turėdami paprastą skaičiuoklės failą, kuriame būtų nurodytas pirkimo tipas, pirkimo data ir kaina, bus lengviau suskaičiuoti tiekimo išlaidas.
Daugelis įmonių tam tikriems tikslams turės tam tikrų administracinių lėšų. Tai gali būti lėšos mokymams ar seminarams, šventiniams vakarėliams, premijoms arba darbuotojų paslaugoms, pvz., pardavimo automatams. Kruopštaus biudžeto nustatymas savo nuožiūra išlaidoms gali padėti išlaikyti suderintas išlaidas ir suteikti geriausias galimybes darbo jėgai.
Įmonės taip pat kartais gali įtraukti blogą mokėjimo apsaugą į savo administracines išlaidas. Deja, beveik kiekviena įmonė retkarčiais susiduria su netikru čekiu ar apgaulingu sandoriu. Tais atvejais, kai baudžiamasis persekiojimas yra nepraktiškas arba neįmanomas, netinkamos mokėjimo lėšos gali padėti išvengti pelno maržos iškreipimo.
Tiksliai apskaičiavus administracines išlaidas ir palyginus su pelnu, tampa nesunku suprasti, kur galima sumažinti ar plėstis. Žinant, ar įperkama samdyti kitą darbuotoją, ieškoti pigesnių prekių ar atnaujinti kompiuterines sistemas, galima iš pirmo žvilgsnio suprasti išnagrinėjus biudžetą ir administravimo išlaidas. Ekspertai rekomenduoja, kad geras administracinių išlaidų stebėjimas būtų kasdienė užduotis, kuri būtų reguliariai stebima ir tikrinama, ar galima patobulinti.