Interneto konferencijų programinę įrangą pirmiausia naudoja įmonės, bendradarbiai ir kolegijos, o pasirinkus tinkamą programą, atitinkančią konferencijų poreikius, procesas bus daug paprastesnis. Kiekviena žiniatinklio konferencijų programinė įranga turi maksimalų dalyvių skaičių ir šio maksimalaus skaičiaus turi pakakti, kad būtų įtraukti visi reikalingi; kitu atveju turėsite nustatyti dalyvių skaičių konferencijos metu. Turėtumėte patikrinti konferencijos metodą, pvz., tekstą ar vaizdo įrašą, kad įsitikintumėte, jog konferencija gali būti pateikta taip, kaip norite, nemokėdami už funkcijas, kurių nenaudosite. Rankos pakėlimo funkcija dalyviams padės mandagiai įsiterpti tokios konferencijos metu. Failai dažnai bendrinami žiniatinklio konferencijos metu, o supaprastinta failų bendrinimo platforma tai palengvins.
Kaip ir fizinėje konferencijų salėje, žiniatinklio konferencijų programinėje įrangoje bus didžiausias dalyvių skaičius, galintis vienu metu dalyvauti žiniatinklio konferencijoje. Prieš pasirinkdami programą, patikrinkite šį skaičių ir įsitikinkite, kad pakanka maksimalaus skaičiaus, kad visi galėtų dalyvauti. Daugumoje programų yra didelis limitas – nuo 100 iki 1,000 dalyvių, kurių turėtų pakakti daugeliui atvejų.
Yra keletas būdų, kaip surengti žiniatinklio konferenciją, įskaitant tekstinį pokalbį, vaizdo konferenciją arba garso kanalą. Nors daugumai konferencijų bus naudinga maišyti šiuos metodus, turėtumėte pasirinkti tik tuos metodus, kuriuos ketinate naudoti. Įsigijus žiniatinklio konferencijų programinę įrangą su metodais, kurie nebus naudojami, paprastai švaistomi pinigai, nes šios funkcijos paprastai padidina konferencijų programinės įrangos kainą.
Konferencijoje, kurioje visi dalyviai yra vienoje patalpoje, nesunku suprasti, kada kas nori įsiterpti, nes gali išgirsti garsą ar pakelti ranką. Kad būtų galima imituoti šią patirtį, kai kuri žiniatinklio konferencijų programinė įranga turi rankos pakėlimo funkciją, kuri šalia dalyvio profilio vardo sukuria mažą ranką ar panašų grafinį paveikslėlį. Tai leidžia patvirtinti dalyvio prašymą kalbėti arba paprašyti jo arba jos šiek tiek palaukti, kad galėtumėte užbaigti mintį. Priešingu atveju dalyviui gali tekti pertraukti, kad suprastų savo mintį.
Žiniatinklio konferencijos metu failai paprastai bendrinami, kad dalyviai galėtų skaityti arba matyti medžiagą, apie kurią kažkas kalba. Tai tas pats, kas įprastos konferencijos metu išdalinti dokumento kopijas. Kad tai būtų lengviau, žiniatinklio konferencijų programinėje įrangoje turėtų būti supaprastinta failų dalijimosi sistema, kad šiais failais būtų galima greitai dalytis tarp dalyvių be didelių problemų ir be uždelsto atsisiuntimo.