Nustatydami geriausią naudotiną žiniatinklio konferencijų serverį, apsvarstykite, kam bus naudojama technologija. Serveriams, kurie tvarko vaizdo konferencijas, reikalingi kiti ištekliai, techninė įranga ir programinė įranga nei tie, kurie valdo internetinius forumus ar pranešimų lentų konferencijas. Vartotojų, kurie prisijungs prie serverio, skaičius turės įtakos tam, kiek pralaidumo reikia, o tvarkomų duomenų kiekis turės įtakos tam, kiek vietos standžiajame diske reikės serveriui. Taip pat reikėtų atsižvelgti į serverio valdančios įmonės teikiamas paslaugas ir palaikymą.
Interneto konferencijų serveris naudojamas kaip centrinė daugelio skirtingų žmonių ar kompiuterių susitikimų vieta. Į nuotolinį žiniatinklio konferencijų serverį galima įvesti daug skirtingų duomenų tipų, kuriuos kiti grupės nariai gali pasiekti realiuoju laiku arba jiems patogiu metu. Šiuose serveriuose galima rengti vaizdo seminarus, rodyti pokalbių tekstus, dalytis skaidrių demonstravimo pristatymais ir teikti daugybę kitų paslaugų. Ištekliai, kurių reikia bendrovei, norinčiai surengti tiesiogines vaizdo konferencijas su keliais dalyviais visame pasaulyje, skiriasi nuo išteklių, reikalingų konferencijai per internetinį pokalbį ar pranešimų lentas. Norint valdyti paslaugos kainą, svarbu pasirinkti konkrečius kliento poreikius atitinkantį žiniatinklio konferencijų serverį.
Nors yra nemažai įmonių, teikiančių nemokamas konferencijų funkcijas, jos gali būti mažiau patikimos nei mokamos paslaugos. Pagrįsto biudžeto nustatymas ir įmonių, siūlančių paslaugas tame kainų intervale, paieška yra geras būdas asmeniui ar verslui susiaurinti žiniatinklio konferencijų serverių pasirinkimą. Tokiu būdu įmonės ir asmenys iš žiniatinklio konferencijų serverio gali gauti tai, ko jiems reikia, nemokėdami daugiau nei naudos.
Paslaugų teikėjo pagalba yra dar vienas dalykas, galintis padėti įmonei pasirinkti geriausią žiniatinklio konferencijų serverį. Daugeliu atvejų kompiuteriai iš plačios vietos prie pagrindinio serverio prisijungs nuotoliniu būdu. Kadangi jie visi nėra toje pačioje kaimynystėje, neįmanoma turėti vietoje interneto technologijų pagalbos asmens, kuris padėtų žmonėms iškilus problemoms. Darbas su žiniatinklio konferencijų serveriu, kuris siūlo puikų klientų aptarnavimą, gali padėti užtikrinti, kad žiniatinklio konferencijos vyktų sklandžiai.