Vadybininkai, skyrių vadovai, nepriklausomi rangovai ar valandinį atlyginimą gaunantys darbuotojai gali ieškoti geriausios kelionės išlaidų formos, kad galėtų teisingai pranešti apie persikėlimo į verslą išlaidas. Kelionių išlaidų formose pateikiami veiksmingi formatai įvairioms išlaidoms ir įvairioms verslo reikmėms. Pasirinkus geriausią kelionės išlaidų formą, reikia pritaikyti šios formos aspektus pagal jūsų konkrečius tikslus ataskaitų teikimo poreikius.
Tie, kurie nori savo verslui geriausios kelionės išlaidų formos, turėtų pagalvoti apie jų panaudojimą ir tikslus kelionių išlaidų apskaitoje: ar išlaidų formos pagrindinis tikslas bus vidaus atskaitomybė, kompensavimas įmonės viduje, ar kelionės išlaidų ataskaitų pateikimas vidaus tarnybai. Pajamų tarnyba? Šie du kelionės išlaidų formų šablonų naudojimo būdai yra labai skirtingi, o išsiaiškinę konkrečius tikslus, užsiėmę važinėjantys ir kiti asmenys galės rasti geriausias formas, padedančias pranešti, ko reikia. Taip pat naudinga turėti aiškias ir lengvai naudojamas formas su konkrečiais stulpeliais, skirtas kiekvienai skirtingų išlaidų rūšiai.
Vienas iš pagrindinių aspektų renkantis geriausią kelionės išlaidų formą yra ridos apskaita. Daugelis įmonių, taip pat federalinės vyriausybės mokesčių tarnyba, reikalauja odometro žymenų ir kitų pagrindinių duomenų bitų, kad būtų galima tiksliai įrašyti transporto priemone nuvažiuotas mylias. Geriausiose kelionės išlaidų formose ši informacija pateikiama kartu su kitomis konkrečiomis išlaidomis, tokiomis kaip rinkliavos ir kt.
Kitas svarbus aspektas renkantis geriausią kelionės išlaidų formą yra suderinti šią formą su įvairiomis transporto rūšimis, kurias dažniausiai naudoja darbuotojas. Daugelis išlaidų formų yra skirtos tik asmeninių transporto priemonių naudojimui sekti, tačiau kitose yra atskiros ataskaitos apie traukinius, autobusus ir lėktuvus bei kitas transportavimo formas. Formose taip pat turėtų būti atskiros kategorijos su kelionėmis susijusioms išlaidoms, pvz., maistui, nes jos taikomos pagal konkrečią kompensavimo sutartį.
Be visų konkrečių kelionės išlaidų ataskaitos elementų, taip pat svarbu pasirinkti kelionės išlaidų formas pagal jų formatą. Kadangi šiandieniniame verslo pasaulyje per internetą vyksta tiek daug, gali būti labai prasminga pasirinkti skaitmeninio formato formas, kurias būtų galima lengvai išsiųsti į centrinę buhalteriją. Vadovas ar kitas asmuo, atsakingas už kelionės išlaidų formas, turėtų pagalvoti, kaip lengva bus „prisijungti“ arba įtraukti į įmonės „į paslaugas orientuotą architektūrą“ arba „SOA“. Atsižvelgdami į visa tai, kas išdėstyta pirmiau, vadovai padės pasirinkti tinkamiausią kelionės išlaidų formą.