Pasirinkus geriausią konferencijos medžiagą, renginys gali būti dar sėkmingesnis. Kai seminaras ar kitas tiesioginis pristatymas yra organizuotas, pranešėjai ir auditorijos nariai gali geriau atsipalaiduoti ir gauti teikiamą informaciją. Norėdami pasirinkti geriausią konferencijos medžiagą, atsižvelkite į auditorijos dydį ir informacijos pateikimo formatą. Naudojamų medžiagų kokybė yra santykinė, bet dar svarbiau yra tai, kad konferencijų medžiagoje būtų dalijamasi naudingiausiu turiniu.
Dalyvių darbotvarkės pateikimas yra informatyvus ir draugiškas būdas apibūdinti, kas vyks ir kokia tvarka vyks įvykiai konferencijoje. Ši konferencijos medžiaga gali būti lankstinukai arba dokumentai aplanke, kurie dalijami dalyviams įeinant į auditoriją arba galbūt jau yra ant sėdynių ar stalų, ant kurių sėdės dalyviai. Geriausias darbotvarkės medžiagos pasirinkimas gali būti finansinis sprendimas. Pavyzdžiui, ar dalyviai užsiregistravo, ar ne, gali pašalinti klaidą dėl didesnio užsakymo arba prekių trūkumo renginio dieną.
Konferencijos pranešėjai turėtų suteikti prieigą prie visos sesijos metu naudotos medžiagos. Net jei pranešėjas naudoja skaidres ar PowerPoint pristatymus, dalyviai gali geriau susikaupti, žinodami, kad skaičiai ir kita informacija bus pasiekiama vėliau. Priešingu atveju dalyviai gali būti atitraukti užrašydami.
Paprastai pravartu į konferencijos medžiagą įtraukti pranešėjų biografijas. Tai ne tik gali padidinti pranešėjų sąrašo patikimumą, bet ir suteikia dalyviams galimybę ateityje susisiekti su pranešėjais. Gali būti, kad konferencijos rengimas gali būti susijęs su investicijomis. Jei dalyviai ieško investicinio kapitalo verslui plėsti, pranešėjai gali pasiūlyti šiems verslininkams reikalingą paramą. Nors konferencijose vyksta tinklų kūrimas ir apsikeitimas vizitinėmis kortelėmis, didelės minios kartais gali apsunkinti norimų kontaktų užmezgimą, o atsispausdintos biografijos su kontaktiniais duomenimis gali padėti.
Konferencijos rėmėjas gali apsvarstyti galimybę platinti tam tikro tipo daiktus, pvz., „flash drive“ ar žibintuvėlį, turintį organizatoriaus logotipą arba prekės ženklą. Tai būdas dalyviams vėliau prisiminti rėmėją. Tai taip pat yra rinkodaros forma, nes asmenys, nepriklausantys konferencijai, gali susidurti su šiais daiktais ir prekės ženklu.