Pelno ataskaita yra viena iš trijų svarbių įmonės parengtų finansinių ataskaitų. Nors daugumoje pajamų ataskaitų yra tokie patys arba labai panašūs duomenys, pelno (nuostolių) ataskaitos formatas gali šiek tiek skirtis. Pasirinkti geriausią pelno (nuostolių) ataskaitos formatą priklauso nuo kelių variantų, pagrįstų įmonės dydžiu ir apimtimi. Šios parinktys apima vienos arba kelių etapų pajamų ataskaitos naudojimą, įskaitant kelias eilutes visoms verslo veikloms, ir ataskaitos rengimą vidiniams ar išoriniams vartotojams. Savininkai ir vadovai kartu su buhalterių rekomendacijomis yra atsakingi už pagalbą priimti šį sprendimą.
Vieno etapo pelno (nuostolių) ataskaitos formatui reikia tik vienos matematinės procedūros veiklos pajamoms arba pelnui apskaičiuoti. Šis pagrindinis formatas sudeda pajamas ir pelną per tam tikrą laikotarpį, pvz., mėnesį ar ketvirtį. Tada buhalteris sudeda išlaidas ir nuostolius už tą patį laikotarpį. Skirtumas tarp šių dviejų skaičių parodo įmonės grynąsias pajamas arba veiklos pelną per nurodytą laikotarpį. Mažos įmonės, ypač tos, kurios įsikūrusios ne savininko namuose, gali naudoti šį supaprastintą pajamų ataskaitos formatą.
Daugiapakopis pajamų ataskaitos formatas geriausiai tinka toms įmonėms, kurioms finansinėje ataskaitoje reikia daugiau informatyvių duomenų. Šioje ataskaitoje yra bent trys skirtingi skaičiavimai, skirti nustatyti įmonės veiklos pajamas arba pelną per nurodytą laikotarpį. Pirmajame skyriuje iš bendrųjų pajamų atimama parduotų prekių savikaina ir pirkimo nuolaidos, todėl gaunamas bendrasis pelnas. Iš bendrojo pelno atėmus veiklos sąnaudas gaunamos tam tikro laikotarpio veiklos pajamos. Ne veiklos sąnaudos ir vienkartiniai ypatingieji straipsniai, atimti iš veiklos pajamų, sudaro grynąsias verslo pajamas per nurodytą laikotarpį.
Galutinis sprendimas dėl pelno (nuostolių) ataskaitos formato yra pasiruošimas vidaus ir išorės vartotojams. Savininkai ir vadovai gali reikalauti informacijos šiek tiek kitokiu formatu nei tie, kurie nepriklauso įmonei. Privačios įmonės arba artimai valdomos įmonės paprastai turi daugiau laisvės kurti pelno (nuostolių) ataskaitos formatą, kuris geriausiai tiktų įmonėje esantiems arba glaudžiai su ja susijusiems asmenims. Valstybinės įmonės pelno (nuostolių) ataskaitą turi parengti naudodamos tam tikrus apskaitos standartus ir reglamentus atitinkantį formatą. Valstybinės apskaitos įmonės ir išorės auditoriai taip pat gali pateikti informaciją, kad naudotų tinkamą pelno (nuostolių) ataskaitos formatą, kad įmonės galėtų patenkinti visų suinteresuotų šalių poreikius ir grynųjų pajamų ar pelno ataskaitų teikimo taisykles.