Yra keletas veiksnių, kurie gali turėti įtakos renkantis geriausią pirkimo užsakymo programinę įrangą. Nors jūsų konkretūs poreikiai ir pageidavimai gali priklausyti nuo verslo, kuriame dirbate, yra keletas standartų, kurių tikriausiai norėsite pasirinktoje programinėje įrangoje. Pavyzdžiui, galbūt norėsite programinės įrangos, kuri palengvintų pirkimo užsakymų stebėjimą ir automatiškai įtrauktų jūsų užsakymus į duomenų bazę, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Taip pat galbūt norėsite programinės įrangos, kuri leidžia tam tikriems žmonėms sudaryti pirkimo užsakymus ir apriboti kitus. Jūs netgi galite teikti pirmenybę pirkimo užsakymo programinei įrangai, kuri leidžia efektyviai patenkinti klientų poreikius, integruojant ją su atsargų valdymo sistema.
Kai pasirenkate geriausią pirkimo užsakymo programinę įrangą, vienas iš svarbiausių veiksnių, į kurį reikia atsižvelgti, yra tai, ar programinė įranga, kurią svarstote, bus lengva naudoti. Tikriausiai norėsite pasirinkti patogią vartotojui programą, leidžiančią efektyviai ir be vargo kurti pirkimo užsakymus. Paprastai norėsite pasirinkti programą, kurioje būtų visi laukai, kurių jums prireiks jūsų pirkimo užsakymuose, taip pat tinkinimo parinktis, jei reikia pakeisti lauką arba sukurti naują.
Pirkimo užsakymų sekimas yra dar viena svarbi sėkmingo verslo dalis. Pavyzdžiui, gali tekti sekti siunčiamus pirkimo užsakymus, įskaitant tai, kada jie buvo išsiųsti, įvykdyti ir apmokėti. Taip pat gali prireikti sistemos, leidžiančios sekti pirkimo užsakymus, kuriuos gaunate iš kitų įmonių. Jei pasirinksite programinę įrangą, kuri automatiškai įtraukia jūsų sukurtus ar gaunamus pirkimo užsakymus į duomenų bazę, juos sekti gali būti daug lengviau. Naudodami tokią programinę įrangą galite nustatyti, ar užsakymas buvo išsiųstas, įvykdytas ir už jį sumokėta negaišdami laiko.
Atsižvelgiant į konkrečią jūsų įmonės sąranką, jums gali prireikti pirkimo užsakymų programinės įrangos, kuri leidžia apriboti pirkimo užsakymų kūrimą. Pavyzdžiui, galbūt norėsite pasirinkti programinę įrangą, kuri leidžia konkretiems žmonėms kurti ir siųsti pirkimo užsakymus, o kitiems neleidžiama dalyvauti šiame procese. Tokia programinė įranga netgi gali leisti jums sekti įgalioto vartotojo pirkimo užsakymus, kad galėtumėte neatsilikti nuo darbuotojų pateikiamų užsakymų.
Jei gaunate pirkimo užsakymus kaip savo verslo dalį, galbūt norėsite pirkimo užsakymų programinės įrangos, kurią būtų galima integruoti su jūsų atsargų valdymo sistema. Tokiu būdu jums nereikės rankiniu būdu tikrinti atsargų, kai gaunate pirkimo užsakymą. Vietoj to, susieta programinė įranga gali pateikti tikslų vaizdą apie tai, ką turite sandėlyje, ką turėsite užsisakyti ir kaip greitai galėsite įvykdyti kliento prašymą.