Pirkimo užsakymo sistema – tai veiksmų seka, kurią turi atlikti asmuo, norėdamas įsigyti prekių ir paslaugų įmonės reikmėms. Šios sistemos suteikia audito seką, leidžiančią sekti įmonės finansinių išteklių judėjimą. Verslo aplinkoje egzistuoja kelios sistemos. Dauguma jų orientuojasi į buhalterinę apskaitą ir įmonės vidaus dokumentų sistemą. Norint pasirinkti geriausią pirkimo užsakymo sistemą, reikia atsižvelgti į daugybę veiksnių, susijusių su įmonės verslo sistemomis.
Verslo savininkai ir vadovai turėtų nuspręsti, ar jie nori naudoti rankinę, ar automatinę pirkimo užsakymų sistemą. Rankinėse sistemose dažniausiai naudojamas popierinis bloknotas, kuriame yra nuosekliai sunumeruoti pirkimo užsakymai. Darbuotojas užpildys formą, kuriai paprastai reikia pardavėjo, kainos, kiekio, aprašymo ir apskaitos kodo, prieš pateikdamas ją patvirtinti. Šie dokumentai paprastai apima kopiją, saugomą byloje. Panašiai veikia ir automatizuota sistema, išskyrus tai, kad darbuotojai naudosis įmonės verslo ar apskaitos programine įranga ir pildys elektroninį pirkimo užsakymo dokumentą.
Pirkimo užsakymų skaičius, kurį įmonė generuos vykdydama įprastas operacijas, turės didelę reikšmę renkantis pirkimo užsakymų sistemą. Naudoti rankinę sistemą gali būti varginantis ir gali būti prarastas dokumentas, todėl darbuotojai gali iš naujo sudaryti pirkimo užsakymą. Be to, įmonės paprastai turi saugoti šiuos dokumentus kelerius metus, priklausomai nuo taikomų federalinių ar valstijų įstatymų. Automatizuota pirkimo užsakymo sistema gali palengvinti kai kurias iš šių problemų, nors išmokti ir naudoti kompiuterizuotą versiją gali prireikti daugiau mokymų.
Kiti veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis pirkimo užsakymų sistemą, yra darbuotojų, naudojančių pirkimo užsakymus, skaičius ir įmonės pirkimo biuro vieta. Jei keliems darbuotojams leidžiama pasiekti ir kurti pirkimo užsakymus, įmonės gali turėti daugiau popierinių dokumentų arba daugiau naudotojų vardų, kad galėtų pasiekti pirkimo užsakymo modulį. Didelės organizacijos dažnai turi pirkimo skyrių arba pirkimų vadovą, kuris tvarkys pirkimo užsakymą, kai pateikia užsakymus. Jei pirkimo užsakymus pateikia keli asmenys, pirkimo skyriuje gali susidaryti informacijos perteklius. Įmonėms gali tekti apriboti prieigą prie pirkimo užsakymų sistemos, kad išvengtų šios problemos.
Įmonės taip pat turės apsvarstyti, kaip pirkimo užsakymai patenka į apskaitos skyrių. Asmenys, dirbantys apskaitos skyriuje, turi turėti galimybę lengvai pasiekti sistemą, kad galėtų peržiūrėti pirkimo užsakymus prieš apmokėdami sąskaitas. Auditoriams taip pat reikės prieigos, kad galėtų nustatyti, kaip informacija sklinda per įmonę. Nesugebėjimas sekti pirkimo užsakymo kiekviename sistemos žingsnyje gali sukelti dokumento pakeitimus, kurie pakenks reikšmingai įmonės grynųjų pinigų valdymo proceso daliai.