Spausdinimo tvarkyklės programinė įranga padeda kompiuterio vartotojui pasirinkti, ką jis nori spausdinti. Naudodami programinę įrangą, vartotojai gali spausdinti tik tai, kas būtina, ir gali neeikvoti spausdintuvo rašalo bei popieriaus ant puslapyje esančių papildomų vaizdų, dokumentų dalių ar svetainės elementų. Be to, kad padeda spausdinti atskirus dokumentus, gali būti tam tikros spausdinimo registravimo paslaugos, kurios informuoja biuro vadovus ar informacinių technologijų specialistus apie darbuotojų ar klientų spausdinimo įpročius.
Spausdinimo programinė įranga gali būti tiek darbalaukio, tiek naršyklės forma. Darbalaukio programinę įrangą galima atsisiųsti į kompiuterio standųjį diską ir įdiegti naršyklės papildinius, kad jie veiktų kartu su vartotojo naršykle. Programinė įranga, skirta dirbti kompiuterio darbalaukyje, bus automatiškai atidaryta, kai vartotojas bandys spausdinti iš programos. Vartotojai gali būti paraginti peržiūrėti spausdinimo užduotį ir pasiūlyti galimybę redaguoti spausdinimo užduotį pašalinant nereikalingus elementus arba sujungiant kelis dokumentus. Programinė įranga, kuri veikia kaip naršyklės papildinys, gali būti valdoma iš naršyklės, o vartotojai gali pašalinti skelbimus, vaizdus, poraštes, antraštes ar kitas nereikalingas svetainės dalis, kad galėtų spausdinti.
Spausdinimo tvarkyklės programinės įrangos funkcijos gali skirtis priklausomai nuo programinės įrangos paketo. Kai kurios bendrosios funkcijos apima galimybę automatiškai praleisti tuščius puslapius, derinti kelias spausdinimo užduotis, pašalinti perteklinį tekstą ir vaizdus, ištrinti nereikalingus puslapius ir išsaugoti bei išsiųsti tinkintą spausdinimo užduotį el. paštu. Norėdami maksimaliai sutaupyti popieriaus, vartotojai gali pasinaudoti bet kuria arba visomis iš šių funkcijų.
Ne pelno organizacijoms, bibliotekoms, mokykloms, mokymosi laboratorijoms ir bendruomenės technologijų centrams gali būti naudinga įdiegti ir naudoti spausdinimo tvarkyklės programinę įrangą. Šios programinės įrangos naudojimas gali padėti sumažinti veiklos išlaidas ir taupyti bendruomeninius išteklius. Dėl to įrenginiai gali būti naudojami ilgiau. Įmonės gali padidinti pelną tiesiog naudodamos spausdinimo tvarkyklės programinę įrangą kaip savo kasdienės veiklos dalį.
Be to, kartu galima atsisiųsti, įdiegti ir naudoti bet kokį skaičių spausdinimo tvarkyklės programinės įrangos paslaugų. Pavyzdžiui, vienas programinės įrangos paketas gali blokuoti vaizdus, o kitas pateikia dokumentų peržiūras prieš juos spausdinant. Laimei, spausdinimo tvarkyklės programinė įranga paprastai yra nemokama arba prieinama už mažą kainą, o ne pelno ar švietimo organizacijoms gali būti suteikiamos nuolaidos. Vartotojai turėtų užtikrinti, kad jų kompiuteriuose būtų įdiegtos reikiamos spausdintuvo tvarkyklės ir kad jie turi prieigą prie tinklo arba yra fiziškai prijungti prie spausdintuvų. Norėdami patikrinti pagrindines funkcijas, vartotojai turėtų atsispausdinti bandomuosius dokumentus prieš atsisiųsdami programinę įrangą.