Telekonferencijų sistemą paprastai sudaro telekomunikacijų tinklas, leidžiantis perduoti informaciją tarp žmonių įvairiose vietose. Jis dažnai naudojamas verslo susitikimams, seminarams ir akademinėms konferencijoms. Yra daug įvairių tipų telekonferencijų sistemų. Priimdami sprendimą, kai kurie veiksniai, kuriuos galbūt norėsite apsvarstyti, yra tikslūs jūsų telekonferencijos tikslai ir tai, kokią laikmeną norite naudoti, pvz., vaizdo įrašą, garsą ar internetą.
Anksčiau vienas iš įprastų telekonferencijų sistemos variantų buvo uždaros grandinės televizija. Tai leido žmonėms bendrauti tiek vizualiai, tiek garsiai. Tačiau atsiradus internetui, tokio tipo telekonferencijos tapo mažiau populiarios. Internetinės programos dažniau naudojamos dėl tokių priežasčių kaip prieinamumas, praktiškumas ir efektyvumas. Telekonferencijų sistemos populiarumas gali būti svarbus veiksnys renkantis, nes pasirinkus plačiai naudojamą modelį gali būti lengviau nustatyti ryšių tinklą tarp atskirų, skirtingų vietų.
Garso telekonferencijų sistema yra dar viena dažnai naudojama galimybė. Kaip rodo pavadinimas, tai leidžia keistis garsu. Daugelis žmonių teikia pirmenybę garso telekonferencijai dėl elementaraus jos paprastumo – sistemą paprastai sudaro viena telefono linija, prie kurios yra prijungtos kelios šalys. Kitas svarbus garso komunikacijos aspektas yra tai, kad žmonėms nereikia jaudintis dėl to, kaip jie atrodo prieš kamerą.
Vienas iš geriausių būdų organizuoti konferenciją yra internetinė telefonija. Kitaip žinoma kaip Voiceover Internet Protocol (VoIP), tai yra telekonferencijų sistema, kuri naudoja balso ryšį internetu arba paketiniais tinklais. Paprastai jis giriamas už prieinamą kainą. Pavyzdžiui, skambučiai internetu paprastai yra pigesni nei įprasti telefono skambučiai, todėl tai yra geras pasirinkimas įmonėms, norinčioms sutaupyti.
VoIP sistema taip pat turi didelį pranašumą savo lankstumu. Pavyzdžiui, vienu plačiajuosčiu ryšiu galima išgirsti kelis telefono skambučius. Be to, norint sukurti tokio tipo telekonferencijų sistemą, tereikia interneto ryšio. Tai leidžia susitikimams ir telekonferencijoms prisijungti beveik visur, kur yra interneto prieiga.
Daugelis įmonių specializuojasi telekonferencijų sprendimuose. Tai gali būti gera idėja ir „vieno langelio“ principas, atitinkantis jūsų poreikius. Dauguma telekonferencijų tiekėjų siūlo įvairius produktus ir paslaugas bei gali teikti žiniatinklio konferencijų įrangą ir palaikymą. Šios įmonės taip pat gali pasiūlyti renginių valdymo paslaugą, o tai paprastai reiškia, kad jos surengs visą telekonferenciją už jus. Tai gali apimti kvietimų išsiuntimą dalyviams arba įsitikinimą, kad visa technologija ir įranga tinkamai veikia. Visa tai gali padėti užtikrinti, kad konferencija būtų kuo sėkmingesnė.