Pasirinkti geriausią užduočių valdymo sistemą gali būti gana sudėtinga, daugiausia todėl, kad kiekviena sistema yra pritaikyta skirtingiems poreikiams. Norėdami pasirinkti geriausią sistemą, pirmiausia turėsite nustatyti, kokius poreikius norite patenkinti, ir sudaryti biudžetą. Nepamirškite, kad daugelis žmonių išbando kelias skirtingas sistemas, kol ras tą, kuri jiems patinka. Jei užduočių valdymo sistema naudosis keli žmonės, įsitikinkite, kad joje yra patobulintos komunikacijos galimybės. Geriausia sistema taip pat gali padėti nustatyti užduočių prioritetus ir, jei reikia, integruoti įmonės išteklių planavimą (ERP) ir ryšių su klientais valdymą (CRM) į vieną platformą.
Skirtingos užduočių valdymo sistemos patenkins skirtingus poreikius ir yra prieinamos skirtingomis kainomis. Kai kurie turi teksto ir failų vaizdavimo galimybes, žiniatinklio programas ir (arba) galimybę nustatyti užduočių prioritetus. Kiti turi saugos funkcijas, kurios leidžia tik tam tikriems vartotojams naudotis tam tikromis funkcijomis. Turint tiek daug skirtingų funkcijų, svarbu nustatyti, kokių funkcijų jums reikės, kad galėtumėte pasirinkti efektyviausią sistemą. Taip pat pastebėsite, kad biudžeto sudarymas gali padėti susiaurinti galimų sistemų sąrašą.
Kai kurios geriausios užduočių valdymo sistemos turi puikias bendradarbiavimo ir bendravimo galimybes. Šio tipo sistemų naudotojai gali lengviau bendrauti vieni su kitais, o jei vadovas taip pasirenka, jis gali stebėti vartotojų veiklą realiu laiku. Taip pat protinga pasirinkti sistemą, kuri leistų lengvai bendradarbiauti, siekiant sumažinti nesusipratimų tarp vartotojų. Tai gali padėti sumažinti įmonės veiklos klaidas ir, mainais, padidinti organizacijos pelno lygį. Tokio tipo sistemos taip pat padeda tobulinti darbo eigą didelėse organizacijose ir išlaikyti jos valdymą.
Jei jums reikia sistemos, kuri galėtų teikti pirmenybę veiklai, rinkitės užduočių valdymo sistemą, kuri turi geresnių sprendimų priėmimo gebėjimų. Tokio tipo sistemoje bus paprašyta pateikti informaciją apie įvairius kiekvienos užduoties aspektus, o tada pagal jūsų įvestą veiklos sąrašą nustatyti prioritetus. Daugelis vartotojų pastebi, kad sistemos naudojimas užduočių prioritetams nustatyti iš karto pagerina jų veiksmingumą jas atliekant; tai padeda ne tik vartotojui, bet ir jo darbdaviui, jei sistema naudojama darbo pareigoms atlikti.
Užduočių valdymo sistema, galinti integruoti ERP ir CRM technologijas, gali būti geriausias pasirinkimas, jei esate atsakingas už santykių su klientais valdymą. Vienas iš naudingiausių šio tipo sistemų aspektų yra tai, kad ji gali greitai konsoliduoti kliento duomenis, o tai leidžia lengvai pasiekti. Paprastai jis galės priskirti ir stebėti veiklą naudodamas darbo bilietų funkciją; Tokio tipo sistema paprastai suteikia galimybę telefono atstovams sukurti bilietus kiekvienam kliento užklausai ar užklausai ir užregistruoti juos per žiniatinklio sąsajas.
Aukščiausio tipo užduočių valdymo sistema leis naudoti daugybę užduočių valdymo įrankių. Nors tai gali būti brangi, ji leis jums sudaryti tvarkaraščius, bendradarbiauti su kitais vartotojais, generuoti darbų sąrašus ir nustatyti jų prioritetus ir dar daugiau. Tai taip pat leis eksportuoti užduotis į įvairių tipų failus, įskaitant tekstinius, Word dokumentus ir HTML failus.