Verslo procesų modeliavimo programinė įranga yra brangi įsigyti, o jai įdiegti reikia mokymo, laiko ir pastangų. Programinė įranga turi tarnauti organizacijai keletą metų. Programinės įrangos naudojimas turės įtakos organizacijos verslo procesui. Svarbu, kad organizacijos atidžiai įvertintų savo techninius, funkcinius ir palaikymo poreikius bei palygintų kelių verslo procesų modeliavimo programinės įrangos tiekėjų pasiūlymus, kad išsirinktų tą, kuri teikia geriausią vertę.
Pirmiausia organizacija gali sudaryti smulkaus verslo procesų programinės įrangos vertinimo komandą, kuri nustatytų organizacijos poreikius ir parengtų paraišką dėl pasiūlymo (RFP). Komandą gali sudaryti vadovybė ir darbuotojai, turintys daug patirties tose srityse, kurias paveiks programinė įranga. Šios komandos parengtas RFP gali būti išsiųstas keliems atrinktiems tiekėjams, kurie, atrodo, gali atitikti organizacijos reikalavimus.
Vertinimo komanda atsižvelgs į programinės įrangos savybes ir funkcionalumą ir palygins juos su organizacijos poreikiais. Svarbūs bus gaminamų modelių tipai ir formatai. Galimybė generuoti kodą iš programinės įrangos taikomųjų programų kūrimo modelių gali būti labai svarbi tam tikrose situacijose. Jei procesų modeliai bus naudojami kuriant programinę įrangą, naujos sistemos sukurti modeliai turi būti suderinami. Kitos funkcijos, kurias galima įvertinti, yra ataskaitų teikimas, dokumentų valdymas, formų kūrimo priemonės, verslo taisyklių varikliai ir vartotojų valdymas.
Verslo procesų serveris yra speciali programinės įrangos dalis, kuri gali pasiūlyti galimybę naudoti proceso modelius kuriant darbo eigas. Technologijos ir žmonės sąveikauja su darbo eigomis, kad valdytų savo veiklą. Jei ši funkcija reikalinga, ji gali turėti įtakos programinės įrangos vertinimui.
Kai kuriais atvejais modeliavimo programinė įranga turi atitikti tam tikrus pramonės standartus, pavyzdžiui, verslo procesų modeliavimo žymėjimą. Neoficialūs standartai gali paskatinti tam tikrus verslo apdorojimo modeliavimo programinės įrangos produktus priimti tam tikrose pramonės šakose. Vertinimo komanda gali norėti apsvarstyti programinę įrangą, kuri buvo sėkmingai įdiegta jos pramonėje.
Programinės įrangos palaikymas tiek diegimo metu, tiek įdiegus gali būti labai svarbus. Verslo procesų modeliavimo programinę įrangą gali būti sudėtinga įdiegti ir prižiūrėti. Vertinimo komanda norės nustatyti, ar programinės įrangos tiekėjo pagalba atitinka organizacijos poreikius.
Kai kurios organizacijos galės naudoti tam tikrą programinę įrangą tokią, kokia yra, o kitoms gali tekti ją pritaikyti. Vertinimo komanda turėtų apsvarstyti, ar reikės pritaikyti, kad atitiktų organizacijos reikalavimus. Tinkinimas padidina išlaidas iš anksto ir gali padidinti išlaidas ateityje atnaujinant. Paprastai yra pigiau išvengti programinės įrangos tinkinimo.
Svarbus veiksnys bus programinės įrangos kaina. Tai turėtų būti vertinama ne tik atsižvelgiant į pradines išlaidas, bet ir į viso naudojimo išlaidas. Kai kurie eksploatavimo trukmės sąnaudų veiksniai gali būti vietų licencijos, priežiūra, pritaikymai ir metinis licencijos atnaujinimas.
Pasirinkus geriausią verslo procesų modeliavimo programinę įrangą, organizacija gali pagerinti investicijų grąžą (IG). Verslo procesų modeliavimo programinė įranga leidžia organizacijai užfiksuoti ir susieti dabartinį verslo procesą. Kai imamasi verslo procesų pertvarkymo iniciatyvos, tai gali baigtis verslo proceso optimizavimu. Verslo procesų modeliavimo programinė įranga yra pagrindinė verslo procesų valdymo sudedamoji dalis, kuri taip pat apima verslo procesų atvaizdavimą ir verslo procesų stebėjimą.