Reikalavimai norint tapti sekretore / registratūros darbuotoju skiriasi, daugiausia priklauso nuo įmonės, kurioje randama pareigybė, tipo. Daugeliui įmonių reikalingas minimalus išsilavinimas be jokio mokymo arba jo visai nėra. Tačiau dėl pareigų, susijusių su šia pareigybe, kitos įmonės gali reikalauti tam tikro išsilavinimo. Dar kiti gali tikėtis, kad turėsite bakalauro laipsnį ir kelerių metų darbo patirtį.
Paprastai sekretorius / registratūros darbuotojas yra atsakingas už administracinės pagalbos funkcijas įmonėje. Sekretoriaus pareigos gali apimti biuro pagalbos pareigas. Galite padėti vienam skyriaus vadovui arba teikti bendrą biuro pagalbą visai įmonei.
Su registratūros darbuotojo vaidmeniu dažnai siejamos kelios pareigos. Viena iš pagrindinių pareigų yra atsiliepti telefonu ir nukreipti skambučius į atitinkamą skyrių. Pasveikinimas su klientais ir svečiais laukimo zonoje yra dar viena pareiga, paprastai siejama su registratūros darbuotoja.
Gali prireikti ir kitų pareigų, atsižvelgiant į biuro veiklą remiančias funkcijas. Kai kuriose įmonėse gali tekti paruošti paštą pristatymo paslaugoms. Be to, galite platinti gaunamus laiškus įmonės darbuotojams.
Norėdami tapti sekretore / registratūros darbuotoju, jums reikės įvairių žinių, įgūdžių ir gebėjimų. Daugelis įmonių tikisi, kad jūs visapusiškai išmanysite biuro procedūras. Kadangi pagrindinė pareiga šioje pozicijoje yra atsiliepti telefonu, malonūs žodiniai įgūdžiai paprastai yra papildoma nauda. Gebėjimas valdyti biuro įrangą taip pat pageidautinas daugeliui įmonių.
Kai kurios technikos mokyklos siūlo verslo ir biuro administravimo kursus, kad padėtų jums išsiugdyti reikalingus įgūdžius, kad taptumėte sekretore / registratore. Į tipinius kursus gali būti įtrauktas teksto apdorojimo ir skaičiuoklių programų naudojimo mokymas. Verslo korespondencijos rašymas ir biuro etiketas yra papildomi kursai, siūlomi daugumoje mokyklų.
Be to, kai kurios įmonės gali rinktis samdyti asmenį, turintį verslo bakalauro laipsnį. Verslo ar susijusio laipsnio įgijimas ketverių metų akademinėje įstaigoje gali padėti įvykdyti šį reikalavimą. Šio tipo laipsnis taip pat gali paruošti jus paaukštinimui įmonėje.
Be formalių mokymų, reikalingų norint tapti sekretore / registratūros darbuotoju, jums taip pat gali prireikti laiko išmokti standartines įmonės veiklos procedūras. Paprastai jūs gausite mokymą apie konkrečios pramonės šakos procedūras, kurios turi įtakos jūsų pareigų svyravimams po to, kai esate įdarbintas. Pavyzdžiui, dirbant medicinos įstaigoje gali tekti planuoti paciento vizitus į kabinetą. Prieš atvykstant pacientui, biuro procedūros gali apimti sveikatos draudimo patikrinimą ir medicininės bylos sudarymą.