Internal Revenue Service (IRS) W-9 forma paprastai naudojama svarbiai informacijai apie Jungtinių Valstijų nepriklausomą rangovą arba laisvai samdomą darbuotoją rinkti. Ši forma suteikia oficialų būdą įmonėms ir verslo žmonėms užtikrinti identifikuojančią informaciją apie žmones, kuriuos jie moka. Įmonės naudoja informaciją, kurią renka teikdamos reikalingas formas IRS ir teikdamos informacines formas rangovui. Nepriklausomus rangovus samdanti įmonė kiekvienam rangovui saugo vieną iš šių formų. Kartais finansinės institucijos, mokančios palūkanas ir dividendus, taip pat naudoja W-9 formą.
Tinkamas W-9 formos naudojimo būdas priklauso nuo ją naudojančio asmens vaidmens. Jei įmonė samdo nepriklausomus rangovus arba laisvai samdomus darbuotojus, kiekvienam samdomam rangovui ji pateikia tuščią formos kopiją. Rangovui jį užpildžius ir grąžinus įmonei, jis saugomas įmonės failų sistemoje. Jei rangovas persikelia į kitą vietą arba patiria kitų pokyčių, įskaitant įmonės pavadinimo pasikeitimą, jis turėtų užbaigti naują W-9.
Jei W-9 formą naudojantis asmuo yra nepriklausomas rangovas arba laisvai samdomas darbuotojas, jo užduotis yra užpildyti formą, pasirašyti, nurodyti datą ir grąžinti ją paprašiusiai įmonei. Tai reiškia, kad reikia pateikti visą jo vardą ir pavardę, kaip nurodyta mokesčių deklaracijoje, ir oficialų įmonės pavadinimą, jei jis tokį naudoja. Nepriklausomas rangovas taip pat turėtų pasirinkti savo verslo organizacijos tipą. Pavyzdžiui, asmuo, kuris yra vienintelis savo įmonės savininkas arba laisvai samdomas darbuotojas, paprastai pažymi langelį fizinis / individualus savininkas. Taip pat yra korporacijų, bendrijų ir ribotos atsakomybės bendrovių žymės langeliai.
Tada rangovas pateikia visą savo adresą ir socialinio draudimo numerį. Jei jis turi darbdavio identifikavimo numerį (EIN), jis gali pateikti jį vietoj socialinio draudimo numerio. Jei asmuo yra atleistas nuo atsarginio išskaitymo, jis taip pat pažymės laukelį „Atleistas gavėjas“.
Kitas žingsnis pildant W-9 formą yra jos pasirašymas. Kai asmuo pasirašo šią formą, jis patvirtina, kad jam netaikomas atsarginis išskaitymas. Jei asmeniui taikomas atsarginis išskaitymas, jam pinigus mokanti įmonė IRS vardu sulaiko 28 procentus jo pinigų. Taip gali nutikti, jei formoje pateikta informacija ir IRS turimi įrašai neatitinka. Asmeniui taip pat gali būti išskaičiuoti pinigai, jei jis yra skolingas mokesčius ir jam buvo pranešta, kad jam taikomas atsarginis išskaitymas.